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Réunions téléphoniques (1)

Les réunions téléphoniques, ou « conf call » sont de plus en plus utilisées. Pour qu’elles fonctionnent au mieux, il est important de respecter quelques règles simples.

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Pour commencer à l'heure.... commencez à l'heure !

Commencer les réunions à l’heure ? Ça n’est pas possible ! Voilà une idée préconçue que je rencontre bien souvent.  C’est même l’un des arguments que je me vois opposer lorsque j’incite à inscrire dans un agenda la durée prévisionnelle d’une réunion. « Comment ? Intégrer la durée d’une réunion à une organisation quotidienne ? Estimer à quelle heure finira une réunion alors qu’elle ne commencera même pas à l’heure ? Ça ne peut pas marcher !

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Le timing d'une réunion

Dans de nombreuses entreprises les réunions ont des durées qui sont difficiles à prévoir. Bien sûr, lorsque l’invitation passe par le biais des agendas partagés, l’organisateur est obligé d’indiquer en plus de l’heure du début de la réunion une heure de fin. Mais, force est de constater que dans bien des cas, cette heure de fin n’est pas fiable. Trop souvent elle est allègrement dépassée mettant les participants dans l’impossibilité d’organiser leur journée de manière efficace. Pourtant il est possible de faire des réunions qui respectent les horaires indiqués ! Comment ? Il y quelques règles simples à respecter.

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A quoi servent les présentations ?

Toutes les bonnes formations et une partie non négligeable des réunions bien préparées commencent par un rituel incontournable : les présentations. Ce passage obligé de la formation et de la réunion a des fonctions bien précises, pas forcément celles que l’on croit.

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Les réunions récurrentes

Comme beaucoup de gens, j’ai parfois des idées très arrêtées, des convictions fortes que j’ai du mal à remettre en question. Parmi celles-ci, il en est une que je « traine » depuis des années : les réunions récurrentes, vous savez, celles qui se tiennent à jour fixe et heure fixe, toutes les semaines, toutes les quinzaines etc., ces réunions récurrentes, disais-je, ne servent pas à grand-chose. Commençant immanquablement en retard (à cause du chef ?), finissant à pas d’heure, elles ne servent qu’à passer la mauvaise humeur du chef, à un collègue bavard de mettre en avant l’incroyable travail qu’il a fourni depuis la semaine passée ou à remettre en question des décisions que l’on a prises.

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