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Les réunions récurrentes

Comme beaucoup de gens, j’ai parfois des idées très arrêtées, des convictions fortes que j’ai du mal à remettre en question. Parmi celles-ci, il en est une que je « traine » depuis des années : les réunions récurrentes, vous savez, celles qui se tiennent à jour fixe et heure fixe, toutes les semaines, toutes les quinzaines etc., ces réunions récurrentes, disais-je, ne servent pas à grand-chose. Commençant immanquablement en retard (à cause du chef ?), finissant à pas d’heure, elles ne servent qu’à passer la mauvaise humeur du chef, à un collègue bavard de mettre en avant l’incroyable travail qu’il a fourni depuis la semaine passée ou à remettre en question des décisions que l’on a prises.

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Gérer les bavards

Parmi les personnages qui  rendent les réunions difficiles, le bavard fait partie de ceux qu’il est le plus difficile à gérer. Intervenant à tout bout de champs, ayant un avis à donner sur tout, coupant la parole sans vergogne, il croit contribuer efficacement à l’avancement d’une réunion alors qu’il en est un frein particulièrement encombrant. Pourtant il existe des outils qui permettent, de réduire, de limiter, voire d’éliminer les nuisances que des bavards génèrent dans nos réunions.

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Varier les techniques d’animation

S’il est une façon d’animer nos réunions que l’on retrouve dans toutes les entreprises, dans toutes les organisations et dans toutes les associations, c’est bien la discussion.  Rassemblés autour d’une table, les participants débattent autour d’un sujet prédéterminé, échangent, lancent des idées, des propositions.  L’animateur tentent de canaliser, de distribuer la parole, même aux plus timides, de synthétiser, de retenir les idées qui lui paraissent les plus pertinentes,  de présenter ses propres idées, voire de les imposer, etc. Cette façon de faire présente bien des avantages. Toutes les idées sont émises, elle peut faciliter la recherche d’un consensus,  tout un chacun peut s’exprimer et, par la même, a le sentiment d’être écouté.

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L'ordre du jour d'une réunion

L’ordre du jour est le plan de votre réunion. Il doit contenir toutes les informations nécessaires aux participants. Évidemment, il devra préciser de façon très claire le lieu, la date et l’heure de votre réunion. Mais au-delà de ces informations, il devra servir de « plan de route » à chaque participant et devra donc comprendre :

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Des réunions efficaces : c’est possible !

Lorsque j’anime une formation sur le thème de la gestion du temps, j’invite les participants à anticiper la durée prévisionnelle de leurs réunions et d’en tenir compte dans leur planification quotidienne en l’inscrivant dans leurs agendas. Souvent, à  ce moment de mon intervention, j’entends des soupirs désabusés et je vois  des regards lassés se porter vers le plafond, exprimant l’inutilité, la vanité, d’une telle idée. Prévoir la durée d’une réunion ! « C’est impossible ! Comment voulez-vous savoir ? On sait déjà à peine quand la réunion commence, alors deviner quand elle finira… » Et oui ! Dans bien des entreprises, dans biens des organisations et dans nombre d’association, il est difficile, pour ne pas dire impossible, de savoir à quelle heure commencera réellement une réunion, à quelle heure elle finira et ce qui devra « sortir » de celle-ci.

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  1. Réunions : qui inviter ?