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7 questions à se poser avant d’accepter une réunion | Tempeo

La réunion est un rituel très chronophage de la vie professionnelle. Pourtant, un peu de réflexion et répondre à sept questions permettent de mieux gérer votre temps.

5 semaines par an

Selon le baromètre de Wissembly en partenariat avec l’IFOP, les cadres français passent 24 jours par an en réunion ! C’est presque autant qu’en congés payés ! Pire : 42 % de ces réunions (soient 10 jours par an) sont considérées comme inefficaces ! Alors, avant d’accepter une réunion, il vaut mieux se poser les bonnes questions.

 

1)      Quels objectifs ?

Plus que l’ordre du jour qui n’est trop souvent qu’une liste de thèmes (quand il existe), je vous invite à rechercher les objectifs de la réunion. Plus que « de quoi allons-nous parler ? » c’est « Quels résultats voulons-nous obtenir ? ». Si l’ordre du jour n’est pas suffisamment clair, interrogez l’organisateur. Et s’il n’est pas capable de vous fournir une réponse claire, s’il n’est pas en mesure de vous indiquer très concrètement, que devra produite la réunion, quels sont les résultats attendus, fuyez ! Vous avez toutes les chances de perdre votre temps.

Une réunion peut avoir plusieurs objectifs, mais pour les identifier, je suggère d’utiliser systématiquement un verbe dans chaque point de l’ordre du jour : élaborer, décider, évaluer, organiser, etc. Une simple liste de thème ne constitue pas un ordre du jour efficace.

2)      Qui sont les participants ?

Les invités sont-ils en position d’atteindre les objectifs fixés ? Si leurs fonctions et/ou leurs positions hiérarchiques ne leur permettent pas, il est probable que la réunion ne présentera pas un grand intérêt.

3)      Avez-vous quelques choses à apporter ou à prendre à cette réunion ?

Si cela n’est pas le cas, il est clair que votre participation n’a pas d’intérêt.

4)      Le compte rendu pourrait-il me suffire ?

Si oui, abstenez-vous de participer à cette réunion, mais assurez-vous qu’un compte rendu vous sera bien transmis (cela obligera peut-être à faire un compte rendu ????).

5)      Puis-déléguer cette réunion ?

Si, dans votre équipe, vous avez quelqu’un qui est responsable des objectifs de la réunion, faites-lui confiance. Il ou elle connaîtra sans doute mieux la question traitée que vous.

6)      Quelle heure et quelle durée ?

Le moment de la réunion a son importance. Le début de l’après-midi est, par exemple, un moment peu productif. De la même manière, au-delà d’une heure, la productivité sera très certainement en berne.

7)      Quelle stratégie pour s’échapper ?

Si, malgré toutes vos précautions, vous vous rendez compte que la réunion ne sera pas productive, quel prétexte trouverez-vous pour vous échapper ? Prévoyez-le et n’ayez aucun scrupule à l’utiliser : votre temps est bien trop précieux pour le perdre en réunions inutiles.


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