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Le thermomètre n’est pas la maladie !

Les principes d’organisation que je préconise, s’appuient, vous le savez, sur une importante utilisation de l'agenda. L’une des conséquences que les participants à mes formations soulèvent, à juste titre, est qu’ils deviennent difficiles à mobiliser pour des réunions. En effet, si vous vous organisez comme je propose de le faire, votre agenda apparaitra très rempli aux autres et ne leur laissera que peu de place pour vous inviter à participer à une réunion. C’est, aux yeux de beaucoup, un handicap.

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Gérez votre temps globalement

Lors d’une formation que j’animais il y a quelques jours, une participante m’a demandé si je faisais aussi des plans de journées le weekend, si je prenais aussi des rendez-vous avec moi-même le samedi et le dimanche, bref si ce que j’appliquais dans le cadre de mon activité professionnelle était aussi utilisé dans un contexte privé. Son interrogation venait de ce qu’elle comprenait qu’il était utile de structurer son temps « travail » mais que le faire pour son temps libre lui paraissait trop contraignant et pourrait l’empêcher de suivre ses envies pendant ses loisirs. Voilà la réponse que je propose :

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Bring Your Own Device, une nouvelle tendance

Aujourd’hui, que ce soit dans le monde de l’entreprise, ou dans notre vie privée, rares sont ceux qui ne sont pas équipés d’un smartphone. Si vous prenez les transports en communs, comptez ceux qui, autour de vous, consultent, jouent, cherchent avec leur outil souvent dernier. Cette évolution semble irréversible. Dans le milieu professionnel, la fourniture par l’employeur d’un smartphone et la prise en charge de l’abonnement qui y est lié fait partie aujourd’hui des signes de reconnaissance qui permettent de distinguer certains salariés.

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Maîtriser ses outils

Dans les formations que j’anime, dans les accompagnements individuels qu’il m’est donné de faire, je constate souvent que les participants ne maîtrisent pas totalement les outils informatiques qui sont à leur disposition. Je ne parle évidemment par des développements propres à leur métier. Là, non seulement je ne suis pas capable d’évaluer la maîtrise des participants, mais, j’ai le sentiment que, de manière générale, ces outils sont bien maîtrisés. Non, je parle d’outils classiques, communs, comme Word, Excel, ou, peut être pire, Outlook. Je dis pire, parce que Outlook (ou Lotus Notes) est vraisemblablement l’outil sur lequel un salarié passe le plus de temps aujourd’hui.

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Mettre en place une nouvelle organisation collective

L’une des difficultés que vous risquez de rencontrer lorsque vous mettrez en place une organisation collective de l’information est le fait que, beaucoup, se considèrent comme « propriétaires » de leurs informations et de ce fait, considèrent que partager une information relève avant tout de leur bon vouloir. C’est un comportement qui doit changer ! Tous les membres d’une équipe doivent être convaincus que s’ils deviennent gestionnaire d’informations, ils n’en sont plus les propriétaires et que du point de vue de l’information leur mission a changée : ils doivent s’assurer qu’ils diffusent efficacement des informations fiables.

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Gagner un jour par semaine !

Voilà donc quinze ans que je m’intéresse au thème de la gestion efficace de son temps. Après toutes ces années, j’ai développé, amélioré et perfectionné un approche qui, si elle reste à compléter, propose des gains de temps considérables. Combien ? Difficile à dire de manière certaine. Mais on j’ai fait un travail d’évaluation. Le résultat est énorme : en respectant les principes que je propose, le temps gagné peut représenter plus d’une journée par semaine !

Voici le détail, en quelques points majeurs de mon intervention.

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ADRA

Pour faire face aux interruptions un bon moyen mnémotechnique réside dans la méthode ADRA. ADRA est l’acronyme de Abandonner, Déléguer, Reporter ou Agir.

Il s’agit, par cet acronyme de se rappeler que l’action ne doit pas être le premier réflexe lorsque l’on est interrompu. D’autres choix sont possibles, d’autres choix sont préférables à l’action immédiate. Il convient de ne pas foncer tête baissée et de prendre le temps de la réflexion.

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Arbitrer et choisir

«Je n’ai pas assez de temps pour faire mon travail », « J’ai trop de choses à faire », etc. Voilà des phrases que j’entends assez régulièrement dans la bouche des participants à mes formations.  Je n’ai, évidemment, ni les moyens ni, surtout, l’intention de vérifier de telles affirmations.

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Lire efficacement ?

J’ai décidé, il y deux ou trois ans, de construire puis de proposer à mes clients une formation à des techniques et des outils que j’utilise très souvent et qui me font gagner un temps énorme. Ce sont les outils de lecture rapide ou de lecture efficace. Depuis un an cette formation existe et j’ai eu l’occasion de la tester pour en vérifier l’intérêt.

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Organiser son poste de travail

Vous le savez, je pense qu'un des moyens pratiques d'être efficace et de gagner du temps est d'avoir un bureau bien rangé. Je ne peux que vous renvoyer à un article déjà publié dans ce blog pour voir quels sont les avantages liés au fait de travailler dans un environnement "organisé". Je vous propose un méthode.

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