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Des volumes extravagants !

Le métier de formateur procure des moments très joyeux ! En particulier, le fait de travailler en accompagnement individuel est source d’instants délicieux. Parmi ceux-ci, il en est un dont je ne me lasse pas même s’il devient rare : c’est quand, au fond d’un tiroir oublié ou dans le coin le plus obscur d’une armoire de bureau, je découvre un de ces vieilles boîtes  en plastique contenant des disquettes « 3’ ¼ ».

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A quoi peut bien servir le gestionnaire de tâches ?

Que vous utilisiez Outlook ou Lotus Notes (ou un autre outil), vous disposez d’un environnement vous permettant de créer une liste de tâches électronique. Bien souvent, je le constate lors de mes formations, cet outil n’est pas utilisé. Pourtant, il me semble qu’il peut rendre de grands services.

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La barre des tâches de Windows

Avec les dernières versions de Windows (Vista, 7 et 8), la barre des tâches a connu quelques évolutions intéressantes qu’il est utile de connaître pour gagner de temps.

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Trop c'est trop !

Ce post sera très court. Je vous propose simplement de découvrir une série de chiffres. Ils sont affolants !

 

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La bonne configuration d'Outlook - Exporter son calendrier

Savoir ce que l’on a fait de son temps est une information qui présente un grand intérêt. Parfois, c’est la hiérarchie qui souhaite connaître l’utilisation faîte de cette ressource, parfois c’est une information utile pour pouvoir facturer son travail au temps passé à ses clients, mais, et c’est encore plus important, c’est utile à des fins d’organisation. Où est passé mon temps ? Qu’en ai-je fait ? Les réponses à ces questions sont essentielles pour améliorer son  organisation, pour gagner en efficacité.

Outlook est, à ma connaissance le seul outil qui permette de répondre efficacement à cette question. Voici comment.

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Le thermomètre n’est pas la maladie !

Les principes d’organisation que je préconise, s’appuient, vous le savez, sur une importante utilisation de l'agenda. L’une des conséquences que les participants à mes formations soulèvent, à juste titre, est qu’ils deviennent difficiles à mobiliser pour des réunions. En effet, si vous vous organisez comme je propose de le faire, votre agenda apparaitra très rempli aux autres et ne leur laissera que peu de place pour vous inviter à participer à une réunion. C’est, aux yeux de beaucoup, un handicap.

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Gérez votre temps globalement

Lors d’une formation que j’animais il y a quelques jours, une participante m’a demandé si je faisais aussi des plans de journées le weekend, si je prenais aussi des rendez-vous avec moi-même le samedi et le dimanche, bref si ce que j’appliquais dans le cadre de mon activité professionnelle était aussi utilisé dans un contexte privé. Son interrogation venait de ce qu’elle comprenait qu’il était utile de structurer son temps « travail » mais que le faire pour son temps libre lui paraissait trop contraignant et pourrait l’empêcher de suivre ses envies pendant ses loisirs. Voilà la réponse que je propose :

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Bring Your Own Device, une nouvelle tendance

Aujourd’hui, que ce soit dans le monde de l’entreprise, ou dans notre vie privée, rares sont ceux qui ne sont pas équipés d’un smartphone. Si vous prenez les transports en communs, comptez ceux qui, autour de vous, consultent, jouent, cherchent avec leur outil souvent dernier. Cette évolution semble irréversible. Dans le milieu professionnel, la fourniture par l’employeur d’un smartphone et la prise en charge de l’abonnement qui y est lié fait partie aujourd’hui des signes de reconnaissance qui permettent de distinguer certains salariés.

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Maîtriser ses outils

Dans les formations que j’anime, dans les accompagnements individuels qu’il m’est donné de faire, je constate souvent que les participants ne maîtrisent pas totalement les outils informatiques qui sont à leur disposition. Je ne parle évidemment par des développements propres à leur métier. Là, non seulement je ne suis pas capable d’évaluer la maîtrise des participants, mais, j’ai le sentiment que, de manière générale, ces outils sont bien maîtrisés. Non, je parle d’outils classiques, communs, comme Word, Excel, ou, peut être pire, Outlook. Je dis pire, parce que Outlook (ou Lotus Notes) est vraisemblablement l’outil sur lequel un salarié passe le plus de temps aujourd’hui.

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Mettre en place une nouvelle organisation collective

L’une des difficultés que vous risquez de rencontrer lorsque vous mettrez en place une organisation collective de l’information est le fait que, beaucoup, se considèrent comme « propriétaires » de leurs informations et de ce fait, considèrent que partager une information relève avant tout de leur bon vouloir. C’est un comportement qui doit changer ! Tous les membres d’une équipe doivent être convaincus que s’ils deviennent gestionnaire d’informations, ils n’en sont plus les propriétaires et que du point de vue de l’information leur mission a changée : ils doivent s’assurer qu’ils diffusent efficacement des informations fiables.

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