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Les causes de l'urgence

Urgent ! C’est urgent ! Combien de fois par jour ces mots sont-ils prononcés dans les entreprises ? Combien de fois la pression liée au mot « Urgent » est-elle transmise ? Pourtant quand tout est urgent plus rien est urgent !

Alors j’aimerais partager avec une réflexion sur les causes, sur les origines de l’urgence. Je voudrais vous aider à comprendre ce qui fait qu’une tâche ou une action arrive affublée de qualificatif « urgent » dans nos environnements de travail.

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Les gains de la gestion efficace des interruptions

J’insiste très régulièrement, dans les pages de ce blog, sur la nécessité de gérer efficacement ses interruptions. Cet aspect des stratégies de gestion du temps et d’efficacité personnelle, est, à mon sens, extrêmement important.

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Les réprésentations mentales ou l'illusion de la nécessaire disponibilité totale

J’ai déjà eu l’occasion de l’exprimer dans ce blog, la gestion efficace des interruptions est une des sources productivité les plus importantes qui soient notre disposition. Il semble donc facile de gagner tout le temps que les interruptions ou consomment. Pourtant, malgré l’apparente facilité de cette démarche, les interruptions continuent de consommer un temps considérable dans les entreprises. Une des raisons qui expliquent ce phénomène est peut-être ce que les sciences cognitives appellent des « représentations mentales ».

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Le respect

S’il est UN mot qui est au cœur de la gestion du temps, s’il est un mot qui contient, à lui tout seul, tous les principes de l’organisation, qu’il s’agisse de son activité professionnelle ou de sa vie privée, c’est bien celui-là : le respect. Après toutes ces années passées à réfléchir à ces thématiques, à confronter mes réflexions à celles de ceux que je rencontre dans mes formations, il m’apparaît de plus en plus que, finalement, le mot RESPECT à lui tout seul résume une part importante des mesures à prendre si vous souhaitez reprendre le contrôle de son temps.

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Cinq questions pour gagner du temps

Travailler en TTC (Je Touche, je Traite, je Classe) est un des secrets de la gestion du temps efficace. En résumé, (mais vous retrouverez tout cela dans un article déjà paru dans ce blog) il s’agit de prendre immédiatement une décision lorsque l’on touche un nouveau document plutôt que de le prendre et le reprendre encore jusqu’au moment où, enfin, nous nous faisons le choix d’une action. Pour vous aider à prendre cette décision, voici ce que j’appelle la « Litanie pour un rendez-vous». Il s’agit d’une suite de question qui, lorsque vous y répondez, vous permettent de prendre rapidement et simplement la bonne décision face à un nouveau document (papier ou électronique).

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La corbeille « Quoi de neuf ? »

Il est un outil que je suggère de placer dans votre bureau à proximité de la corbeille "Aujourd'hui". Cet outil est connu de tous et existe peut-être déjà. Il s’agit d’une corbeille de bureau classique, que j’appelle la « Corbeille Quoi de Neuf ? » dans mes formations. Comme la boîte aux lettres qui se trouve à votre domicile, cette corbeille doit devenir le lieu unique où toutes les personnes qui ont une information sur papier à vous transmettre déposent cette information. Il est clair qu’il faudra expliquer l’usage de cet outil aux gens avec qui vous travaillez au quotidien. Mais, une fois mis en place, aucun document qui vous est destiné ne pourra être déposé ailleurs. Le temps des documents déposés sur votre clavier, sur votre chaise, ou des post-it collés sur votre écran est terminé ! Tout votre entourage doit apprendre à déposer ce qu’il vous destine dans cette corbeille « Quoi de neuf ? ».

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La reconnaissance vocale

Dans les nouvelles versions de Windows est apparu un outil particulièrement performant : la reconnaissance vocale. Pour en avoir discuté avec quelques-uns de mes interlocuteurs dans les entreprises avec lesquelles je travaille, cet outil avait plutôt mauvaise réputation. Peu fiable, nécessitant de nombreuses répétitions, d’innombrables correction, il coûtait semble-t-il beaucoup plus de temps qu’il n’en faisait gagner. Il restait bien évidemment l’option d’acheter un de ces logiciels de reconnaissance vocale, mais leur coût restait très élevé. De ce fait, après quelques tests infructueux, l’outil a été abandonné.

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Mettre en place ma nouvelle organisation individuelle de mes fichiers

J’ai, à plusieurs reprises, insisté sur la nécessité de mettre en place une organisation efficace de mes fichiers électroniques. Je vous ai aussi indiqué comment cette organisation devait se construire. Ce que je vous propose ici c’est une procédure simple et logique qui vous permet de passer de votre organisation actuelle à l’organisation nouvelle, et cela sans que cela ne vous coûte trop de temps.

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Les questions à se poser avant de garder un document

Les bureaux dans lesquels je suis amené à intervenir lors de mes formations sont souvent très encombrés. De nombreux documents s’y trouvent, pas toujours classés, pas toujours rangés. De fait, la plupart des gens, lorsqu’ils hésitent, choisissent de conserver un document. On ne sait jamais. Cela pourra peut-être resservir…. Pour vous aider à faire le tri, à prendre la bonne décision, voici une série de questions que vous pouvez vous poser à chaque fois que vous hésitez face à un nouveau document.

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Travailler en TTC

J’ai déjà eu l’occasion, dans ce Blog, de vous parler des corbeilles "Quoi de neuf" et "Aujourd’hui". Je vous aussi parlé, a de maintes reprises, de la manière la plus efficace de traiter vos mails. Mais, il est une astuce, un truc, une bonne habitude, dont je ne vous ai pas encore parlé : travailler en T.T.C.. Vous en doutez, le TTC dont il est question ici n’a rien à voir avec la taxe à la valeur ajoutée. Il s’agit plutôt d’une façon de mémoriser facilement un principe de base de gestion du temps. Ce principe c’est qu’il ne sert à rien de prendre, de reprendre, et de reprendre encore un document, une information, en se demandant simplement si l’on va agir immédiatement ou reporter cette action.

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