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Mettre en place ma nouvelle organisation individuelle de mes fichiers

J’ai, à plusieurs reprises, insisté sur la nécessité de mettre en place une organisation efficace de mes fichiers électroniques. Je vous ai aussi indiqué comment cette organisation devait se construire. Ce que je vous propose ici c’est une procédure simple et logique qui vous permet de passer de votre organisation actuelle à l’organisation nouvelle, et cela sans que cela ne vous coûte trop de temps.

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Les questions à se poser avant de garder un document

Les bureaux dans lesquels je suis amené à intervenir lors de mes formations sont souvent très encombrés. De nombreux documents s’y trouvent, pas toujours classés, pas toujours rangés. De fait, la plupart des gens, lorsqu’ils hésitent, choisissent de conserver un document. On ne sait jamais. Cela pourra peut-être resservir…. Pour vous aider à faire le tri, à prendre la bonne décision, voici une série de questions que vous pouvez vous poser à chaque fois que vous hésitez face à un nouveau document.

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Travailler en TTC

J’ai déjà eu l’occasion, dans ce Blog, de vous parler des corbeilles "Quoi de neuf" et "Aujourd’hui". Je vous aussi parlé, a de maintes reprises, de la manière la plus efficace de traiter vos mails. Mais, il est une astuce, un truc, une bonne habitude, dont je ne vous ai pas encore parlé : travailler en T.T.C.. Vous en doutez, le TTC dont il est question ici n’a rien à voir avec la taxe à la valeur ajoutée. Il s’agit plutôt d’une façon de mémoriser facilement un principe de base de gestion du temps. Ce principe c’est qu’il ne sert à rien de prendre, de reprendre, et de reprendre encore un document, une information, en se demandant simplement si l’on va agir immédiatement ou reporter cette action.

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La Corbeille "Aujourd'hui"

J’ai déjà parlé dans ce blog de la corbeille « Quoi de neuf » qui sert à canaliser les flux d’information papier qui me sont destinés. Mais, pour compléter mon organisation j’ai besoin d’une deuxième corbeille.

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La méthode ADRA

Gérer efficacement les interruptions que nous subissons est une des sources majeures de gains d’efficacité. J’ai déjà évoqué ici la Loi de Carlson qui rappelle  qu’  « une tâche effectuée en continu prend moins de temps qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ». J’ai aussi eu l’occasion de citer une récente étude menée par l’Université du Michigan qui indique que plus on subit d’interruptions, plus on fait d’erreur. Gérer les interruptions est vraiment une des meilleures manières de gagner du temps et de l’efficacité.

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Les 10 grands principes de la gestion du temps

Gérer son temps ca n’est pas aussi difficile que ce que l’on  pourrait croire. Quelques efforts, parfois un peu de discipline, et votre quotidien sera plus simple, le stress que vous subissez diminuera et vous retrouverez le temps de faire les choses qui comptent pour vous. Voici ceux qui me paraissent être les 10 grands principes d’organisation et de gestion du temps. Pour aller plus loin, la plupart des thèmes évoqués ici sont traités dans d’autres articles publiés sur ce blog (un seul fera l’objet d’un article encore à écrire dans les prochaines semaines).

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Un plan de journée se fait par écrit

J’ai déjà parlé dans ce blog de l’importance que j’attache à cet outil d’organisation qu’est le plan de journée. Véritable GPS de ma journée, je vous l’ai aussi présenté comme l’outil budgétaire de mon temps.

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Trop d'information tue l'information

La société dans laquelle nous vivons se caractérise entre autre par un accès à l’information sans précédent dans l’histoire humaine. Après les livres, et les journaux sont apparus la radio, la télévision puis, dernièrement l’Internet. Tous ces outils nous mettent en contact avec une masse gigantesque d’informations et nous donnent l’illusion que nous pouvons tous savoir.

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La loi de Carlson

Dans les années 50, l’économiste suédois Sune Carlson s’est intéressé à l’impact des interruptions dans le travail. Lui et ses assistants prirent le temps de chronométrer le temps de travail de managers afin d’évaluer l’impact des interruptions sur l’efficacité professionnelle. Le résultat fut sans appel : « une tâche effectuée en continu prend moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ». C’est ce que l’on appelle la loi de Carlson.

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Les P.M.A.T.

L’un des grands principes fondamentaux de la gestion du temps et de l’organisation personnelle réside dans ce que l’on appelle les « rendez-vous avec soi-même ». Comme j’ai déjà eu l’occasion de l’expliquer dans ce blog, il s’agit d’inscrire, dans son agenda, au même titre que l’on inscrit ses rendez-vous et réunions (le temps que l’on donne aux autres) le temps que l’on prévoit de consacrer aux principales activités de sa journée. Comme j’ai eu l’occasion de l’indiquer, ce réflexe « agenda » qui consiste à budgéter sa journée présente de nombreux avantages : il permet d’avoir une idée relativement fiable du déroulement de sa journée, il aide à prendre du recul sur sa charge de travail réelle et facilite l’identification des priorités. Prendre des rendez-vous avec soi-même est une des bases permettant de parvenir à une bonne gestion de son temps.

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