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La Corbeille "Aujourd'hui"

J’ai déjà parlé dans ce blog de la corbeille « Quoi de neuf » qui sert à canaliser les flux d’information papier qui me sont destinés. Mais, pour compléter mon organisation j’ai besoin d’une deuxième corbeille.

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La méthode ADRA

Gérer efficacement les interruptions que nous subissons est une des sources majeures de gains d’efficacité. J’ai déjà évoqué ici la Loi de Carlson qui rappelle  qu’  « une tâche effectuée en continu prend moins de temps qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ». J’ai aussi eu l’occasion de citer une récente étude menée par l’Université du Michigan qui indique que plus on subit d’interruptions, plus on fait d’erreur. Gérer les interruptions est vraiment une des meilleures manières de gagner du temps et de l’efficacité.

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Les 10 grands principes de la gestion du temps

Gérer son temps ca n’est pas aussi difficile que ce que l’on  pourrait croire. Quelques efforts, parfois un peu de discipline, et votre quotidien sera plus simple, le stress que vous subissez diminuera et vous retrouverez le temps de faire les choses qui comptent pour vous. Voici ceux qui me paraissent être les 10 grands principes d’organisation et de gestion du temps. Pour aller plus loin, la plupart des thèmes évoqués ici sont traités dans d’autres articles publiés sur ce blog (un seul fera l’objet d’un article encore à écrire dans les prochaines semaines).

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Un plan de journée se fait par écrit

J’ai déjà parlé dans ce blog de l’importance que j’attache à cet outil d’organisation qu’est le plan de journée. Véritable GPS de ma journée, je vous l’ai aussi présenté comme l’outil budgétaire de mon temps.

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Trop d'information tue l'information

La société dans laquelle nous vivons se caractérise entre autre par un accès à l’information sans précédent dans l’histoire humaine. Après les livres, et les journaux sont apparus la radio, la télévision puis, dernièrement l’Internet. Tous ces outils nous mettent en contact avec une masse gigantesque d’informations et nous donnent l’illusion que nous pouvons tous savoir.

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La loi de Carlson

Dans les années 50, l’économiste suédois Sune Carlson s’est intéressé à l’impact des interruptions dans le travail. Lui et ses assistants prirent le temps de chronométrer le temps de travail de managers afin d’évaluer l’impact des interruptions sur l’efficacité professionnelle. Le résultat fut sans appel : « une tâche effectuée en continu prend moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ». C’est ce que l’on appelle la loi de Carlson.

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Les P.M.A.T.

L’un des grands principes fondamentaux de la gestion du temps et de l’organisation personnelle réside dans ce que l’on appelle les « rendez-vous avec soi-même ». Comme j’ai déjà eu l’occasion de l’expliquer dans ce blog, il s’agit d’inscrire, dans son agenda, au même titre que l’on inscrit ses rendez-vous et réunions (le temps que l’on donne aux autres) le temps que l’on prévoit de consacrer aux principales activités de sa journée. Comme j’ai eu l’occasion de l’indiquer, ce réflexe « agenda » qui consiste à budgéter sa journée présente de nombreux avantages : il permet d’avoir une idée relativement fiable du déroulement de sa journée, il aide à prendre du recul sur sa charge de travail réelle et facilite l’identification des priorités. Prendre des rendez-vous avec soi-même est une des bases permettant de parvenir à une bonne gestion de son temps.

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La loi de Laborit – ou loi du moindre effort

Henri Laborit était un médecin et un biologiste qui au cours de ses travaux s’est notamment intéressé aux comportements humains. Lors de ses recherches, il a démontré que le cerveau humain avait naturellement une propension à l’action. « Un cerveau ça sert d’abord  à fuir ou à lutter » disait-il. Cela nous amène à rechercher le résultat le plus rapide, le plus immédiat. En fait, nous avons une forte tendance à privilégier les actions qui nous procurent les satisfactions les plus immédiates. C’est la « Loi du moindre effort ».

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La loi de Pareto

À la fin du XIXème siècle le philosophe et économiste italien Vilfredo Pareto constata que la richesse de six pays (France, Italie, Prusse, Angleterre, Suisse et Russie) obéissait à la même répartition statistique : les 20 % des habitants les plus riches possédaient 80 % de la richesse du chaque pays. Ce constat a, depuis, reçu  une base théorique mathématique qui permet de l’appliquer dans  bon nombre de situations : 20 % des clients génèrent 80 % du chiffres d’affaires, 80 % des réclamations proviennent de 20 % des clients, 20 % des produits représentent 80 % du chiffres d’affaires etc. L’autre de nom donné à la Loi de Pareto est la loi des 20/80 ou des 80/20.

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Une organisation effcicace de mes fichiers

Les dernières versions de Windows et notamment l’apparition des bases indexées m’ont amené à faire évoluer l’organisation de mes fichiers électroniques selon deux principes  : simplifier l'arborescence et créer un nomenclature, un modèle sur lequel je m'appuie pour nommer mes fichiers.

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