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Les P.D.A., Smartphones et autres Webphones : outils ou gadget ?

 

Depuis la fin des années 90, de nouveaux outils sont apparus dans la panoplie des cadres des entreprises. D’abord appelé PDA pour Personnal Digital Assistant, ils permettaient de retrouver sur un outil léger et pratique toutes les informations qu’un outil comme Outlook permettait de gérer : agenda, gestionnaire de taches, contacts,… J’ai pour ma part été très tôt un adepte du Palm Pilot qui m’a rendu bien des services.

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Tenir compte du temps de trajet

 

Nous l’avons vu dans des articles précédents, pour construire une organisation quotidienne efficace il convient d’anticiper sur la durée de nos rendez-vous, de prendre des rendez-vous avec soi-même et de garder de la place pour les tâches imprévues qui vont inévitablement me parvenir durant la journée.  Pour compléter cette organisation il convient d’intégrer un dernier élément : le temps consacré à nos déplacements.

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Pas de pile "A classer"

Dans bien des bureaux dans lesquels je suis amené à intervenir lors de mes accompagnements individuels, je rencontre une mauvaise habitude que je vous invite à combattre : les piles « A Classer ». Constituées pour s’épargner des déplacements vers les meubles de classement, ces piles n’ont théoriquement qu’une durée de vie limitée. Malheureusement, elles restent en place bien plus longtemps que prévu et présentent des inconvénients certains en terme d’efficacité professionnelle.

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Les rendez-vous avec moi-même

La première personne qui doit figurer sur mon agenda c’est : MOI-MEME !!!!

Je dois être l’acteur principal de mon agenda. Or, si je me contente de noter le temps que les autres me prennent c’est eux qui tiendront le premier rôle dans mon organisation, c’est eux qui auront la première place dans mon agenda.

Si mon agenda doit être mon outil de gestion budgétaire de mon temps, il est absolument indispensable que le temps consacré à MON travail, aux tâches qui ME reviennent, y soit inscrit. C’est le principe du rendez-vous avec moi-même.

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Les limites de la liste de tâches

La liste de tâches, la « to do list » est un outil très présent dans la plupart des organisations. Qui n’a jamais noté, les unes à la suite des autres, sur un cahier ou un bloc-notes, les actions qui venaient de lui être confiées ou qu’il avait identifiées comme devant être réalisées dans les prochains jours. Au fur et mesure de leur réalisation, les tâches sont barrées ou cochées avec une grande satisfaction. Plus de tâches sont rayées, plus l’efficacité et la satisfaction est grande. Bien souvent d’ailleurs, cette liste est le premier document consulté le matin en arrivant. Cette consultation s’accompagne souvent du choix des objectifs de la journée : toutes les tâches sélectionnées devront être accomplies avant de partir. Et bien souvent, le soir, elles  ne le sont pas…. Frustration et déception sont au rendez-vous. Pourtant il y a des raisons logiques à cet état de fait.

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Une organisation collective

 

Je vous ai déjà parlé des principes d’organisation de l’information numérique que je propose. Mais pour l’instant je n’ai évoqué cet aspect que sous l’angle de l’organisation individuelle. Pourtant, aujourd’hui, il me paraît indispensable de transposer ces principes dans le cadre de l’organisation collective de l’information. Une équipe qui gérerait ses informations de cette manière verrait sa productivité s’accroître rapidement  ne serait-ce que par le temps gagné en ne dérangeant pas un collègue lors de la recherche d’une information.

Mais pour parvenir à ce changement, un grand principe doit s’imposer.

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Organiser mes fichiers

Depuis quelques années, les nouvelles versions de Windows nous proposent un outil dont l’efficacité ne cesse de croître et qui a un impact essentiel sur la façon d’organiser nos fichiers électroniques : l’outil de recherche.

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Garder de la place pour l'imprévu

La chose la plus prévisible lorsque nous nous levons le matin est que de l’imprévu va se produire !

Ce constat digne de La Palice, a un impact direct, très important lorsque l’on cherche à gérer notre temps : ON NE PEUT PAS PROGRAMMER 100 % DE NOTRE TEMPS.

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Gérer ses contacts avec Outlook

Gérer ses contacts ne présente pas de difficulté majeure et est particulièrement pratique avec Outlook. Seules deux précautions sont à prendre. Mais, avant de vous les présenter, n’oubliez pas que le simple « glisser-lâcher » d’un mail permet de créer un nouveau contact. Une fois ce contact créé, faîtes glisser dans les bonnes zones les informations de votre contact que vous voulez conserver. Notez que par cette procédure, Outlook va automatiquement placer l’adresse mail de votre contact dans la bonne zone de saisie. C’est toujours autant que vous n’aurez pas à saisir !

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Urgent !

Alors que l’urgence devrait être l’exception, elle devenue la règle. Aujourd’hui, il n’existe plus une organisation dans laquelle travailler dans l’urgence ne soit pas un problème. Tout est urgent et les urgences du jour chassent les urgences de la veille. Or, si tout est urgent, plus rien n'est vraiment urgent.

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