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La loi de Parkinson

La loi de Parkinson est un principe essentiel de la gestion du temps, une des obligations incontournable de l'organisation efficace : « Plus on dispose de temps pour un travail plus ce travail nous prend de temps ». Il est donc indispensable de donner des limites à toutes les actions que nous engageons tout au long de nos journées de travail.

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Une brève bibliographie de l'efficacité

Les fêtes de fin d’années approchent. C’est la période des cadeaux et des bonnes résolutions. Pourquoi ne pas conjuguer les deux et offrir ou se faire offrir des livres qui vous permettront d’être plus performant, plus convaincant, plus efficaces dans votre vie professionnelle. Voici une sélection de ceux qui me paraissent les plus intéressants. Ils ne sont pas forcément les plus récents mais tous traitent de ce qui est au cœur du métier de Tempeo : comment gagner en efficacité tout en se respectant. Voici 7 livres qui vous permettront de progresser.  Je vous souhaite de bonnes lectures.

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Interruptions : gardez le contrôle

Être efficace ce n’est pas s’agiter en permanence, réagir plutôt qu’agir au risque de perdre de vue ses objectifs et ses priorités. Pour reprendre le contrôle de notre organisation, pour revenir à une gestion de son temps plus rationnelle, plus efficace et plus satisfaisante pour moi, il faut donc s’autoriser à dire à l’autre « Je m’en occupe, mais plus tard ». Agir immédiatement, réagir dans la minute à toutes les sollicitations, donner les réponses rapides, suivre sa messagerie instantanément, etc. tous ces comportements nous font croire que nous sommes efficaces, réactifs, performants. Mais ne nous leurrons pas : il ne s'agit que d'une illusion, d'un mirage, d'une apparence. En réalité ces comportements nous éloignent de nos priorités, nous les font perdre de vue, nous freinent dans l'atteinte de nos objectifs.

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Une corbeille pour canaliser l'information

Pour bien organiser votre poste de travail et canaliser les flux d’information qui vous sont destinés, il est un outil que je suggère d’installer : une corbeille « arrivée ». Comme la boîte aux lettres qui se trouve à votre domicile, cette corbeille doit devenir le lieu unique où toutes les personnes qui ont une information sur papier à vous transmettre déposent cette information. Bien sûr il faudra expliquer l’usage de cet outil aux gens avec qui vous travaillez au quotidien. Mais, une fois mis en place, aucun document qui vous est destiné ne pourra être déposé ailleurs. Le temps des documents déposés sur votre clavier, sur votre chaise, ou des post-it collés sur votre écran est terminé ! Tout votre entourage doit apprendre à déposer ce qu’il vous destine dans cette corbeille.

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Les P.D.A., Smartphones et autres Webphones : outils ou gadget ?

 

Depuis la fin des années 90, de nouveaux outils sont apparus dans la panoplie des cadres des entreprises. D’abord appelé PDA pour Personnal Digital Assistant, ils permettaient de retrouver sur un outil léger et pratique toutes les informations qu’un outil comme Outlook permettait de gérer : agenda, gestionnaire de taches, contacts,… J’ai pour ma part été très tôt un adepte du Palm Pilot qui m’a rendu bien des services.

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Tenir compte du temps de trajet

 

Nous l’avons vu dans des articles précédents, pour construire une organisation quotidienne efficace il convient d’anticiper sur la durée de nos rendez-vous, de prendre des rendez-vous avec soi-même et de garder de la place pour les tâches imprévues qui vont inévitablement me parvenir durant la journée.  Pour compléter cette organisation il convient d’intégrer un dernier élément : le temps consacré à nos déplacements.

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Pas de pile "A classer"

Dans bien des bureaux dans lesquels je suis amené à intervenir lors de mes accompagnements individuels, je rencontre une mauvaise habitude que je vous invite à combattre : les piles « A Classer ». Constituées pour s’épargner des déplacements vers les meubles de classement, ces piles n’ont théoriquement qu’une durée de vie limitée. Malheureusement, elles restent en place bien plus longtemps que prévu et présentent des inconvénients certains en terme d’efficacité professionnelle.

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Les rendez-vous avec moi-même

La première personne qui doit figurer sur mon agenda c’est : MOI-MEME !!!!

Je dois être l’acteur principal de mon agenda. Or, si je me contente de noter le temps que les autres me prennent c’est eux qui tiendront le premier rôle dans mon organisation, c’est eux qui auront la première place dans mon agenda.

Si mon agenda doit être mon outil de gestion budgétaire de mon temps, il est absolument indispensable que le temps consacré à MON travail, aux tâches qui ME reviennent, y soit inscrit. C’est le principe du rendez-vous avec moi-même.

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Les limites de la liste de tâches

La liste de tâches, la « to do list » est un outil très présent dans la plupart des organisations. Qui n’a jamais noté, les unes à la suite des autres, sur un cahier ou un bloc-notes, les actions qui venaient de lui être confiées ou qu’il avait identifiées comme devant être réalisées dans les prochains jours. Au fur et mesure de leur réalisation, les tâches sont barrées ou cochées avec une grande satisfaction. Plus de tâches sont rayées, plus l’efficacité et la satisfaction est grande. Bien souvent d’ailleurs, cette liste est le premier document consulté le matin en arrivant. Cette consultation s’accompagne souvent du choix des objectifs de la journée : toutes les tâches sélectionnées devront être accomplies avant de partir. Et bien souvent, le soir, elles  ne le sont pas…. Frustration et déception sont au rendez-vous. Pourtant il y a des raisons logiques à cet état de fait.

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Une organisation collective

 

Je vous ai déjà parlé des principes d’organisation de l’information numérique que je propose. Mais pour l’instant je n’ai évoqué cet aspect que sous l’angle de l’organisation individuelle. Pourtant, aujourd’hui, il me paraît indispensable de transposer ces principes dans le cadre de l’organisation collective de l’information. Une équipe qui gérerait ses informations de cette manière verrait sa productivité s’accroître rapidement  ne serait-ce que par le temps gagné en ne dérangeant pas un collègue lors de la recherche d’une information.

Mais pour parvenir à ce changement, un grand principe doit s’imposer.

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