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Organiser mes fichiers

Depuis quelques années, les nouvelles versions de Windows nous proposent un outil dont l’efficacité ne cesse de croître et qui a un impact essentiel sur la façon d’organiser nos fichiers électroniques : l’outil de recherche.

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Garder de la place pour l'imprévu

La chose la plus prévisible lorsque nous nous levons le matin est que de l’imprévu va se produire !

Ce constat digne de La Palice, a un impact direct, très important lorsque l’on cherche à gérer notre temps : ON NE PEUT PAS PROGRAMMER 100 % DE NOTRE TEMPS.

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Gérer ses contacts avec Outlook

Gérer ses contacts ne présente pas de difficulté majeure et est particulièrement pratique avec Outlook. Seules deux précautions sont à prendre. Mais, avant de vous les présenter, n’oubliez pas que le simple « glisser-lâcher » d’un mail permet de créer un nouveau contact. Une fois ce contact créé, faîtes glisser dans les bonnes zones les informations de votre contact que vous voulez conserver. Notez que par cette procédure, Outlook va automatiquement placer l’adresse mail de votre contact dans la bonne zone de saisie. C’est toujours autant que vous n’aurez pas à saisir !

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Urgent !

Alors que l’urgence devrait être l’exception, elle devenue la règle. Aujourd’hui, il n’existe plus une organisation dans laquelle travailler dans l’urgence ne soit pas un problème. Tout est urgent et les urgences du jour chassent les urgences de la veille. Or, si tout est urgent, plus rien n'est vraiment urgent.

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L’agenda : un outil de gestion budgétaire du temps.

L’utilisation que je propose de l’agenda est celle d’un outil de gestion budgétaire de son temps.

C’est comme lorsque l’on construit une maison. Pour lancer le projet vous montez un budget prévisionnel qui a pour première utilité de valider la faisabilité financière du projet et de convaincre le banquier. Mais, une fois les travaux lancés, ce prévisionnel vous permet aussi d’ajuster les dépenses au fur et à mesure de l’arrivée des factures des différents artisans. Dans ce genre de projet des surprises budgétaires peuvent se produire. Les voir apparaître le plus tôt possible permettra de mener à bien son projet en l’adaptant si cela s’avère nécessaire.

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Agenda : quel outil choisir ?

Dans un article précédent, je vous ai indiqué que l’agenda était l’outil indispensable à la mise en place d’une organisation efficace. J’aimerais à présent vous faire partager quelques réflexions quant au choix de l’outil agenda lui-même.

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La durée des rendez-vous

Anticiper la durée des rendez-vous

Évidemment, les réunions et les rendez-vous avec les autres sont les éléments qui sont le plus naturellement inscrits dans un agenda. Comme ces moments sont consacrés aux autres et que nous craignons de les oublier, nous prenons la sage précaution de les matérialiser dans notre agenda.

Si nous n'avons aucune difficulté à noter le début de la réunion ou du rendez-vous, une autre information est indispensable

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L'Agenda

L’agenda est le premier outil de gestion du temps. En fait, c’est même l’outil indispensable à une gestion efficace de son temps. Sans cet outil, il devient très difficile de vouloir s’organiser et gérer son temps. Avant d’aller plus loin dans votre découverte de ce blog, si vous ne disposez pas de cet outil, trouvez-en un.

Si vous tenez à l’outil papier allez dans une papeterie ou dans votre banque à la fin de l’année (pour une fois qu’ils sont généreux). Si vous optez pour la modernité et les nouvelles technologies, démarrez votre ordinateur téléchargez-en un ou placer le CD du pack office de Microsoft dans le lecteur et lancez son installation. Outlook s'y trouvera certainement. Ou mieux encore, obtenez un de ces téléphones multifonctions, un smartphone ou webphone, qui sont aujourd’hui d’excellents outils d’organisation, surtout quand vous les synchronisez avec un agenda électronique.

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