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Comment gagner 45 minutes (en moyenne) par jour en 7 « clics » ?

Une étude de l’Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises estime qu’en moyenne une interruption nous fait perdre 64 seconde. Cette perte de temps, comme je l’ai évoqué à plusieurs reprises, est liée au temps passé à reprendre la tâche abandonnée à cause d’une interruption. Alors, il existe une solution simple, efficace et rapide à mettre en œuvre pour éliminer environ 45 interruptions par jour. Je la pratique depuis des années, et je vous assure qu’elle fonctionne !

De quoi s’agit ? D’un simple paramétrage de votre gestionnaire de messagerie : désactiver les alertes qui vous préviennent de l’arrivée des nouveaux courriels. Cette simple modification vous fera gagner 45 minutes tous les jours. En effet, la moyenne du nombre de mails reçus quotidiennement dans le cadre professionnel en France est de 45. Chaque fois qu’un nouveau message arrive un pop-up s’ouvre, attire votre attention et provoquée une interruption. Si vous supprimez ces alertes, vous supprimez donc 45 interruptions et donc vous gagnez donc 45 minutes ! CQFD !

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Le droit à la déconnexion

Depuis quelques mois et surtout depuis le début de l’année j’ai de plus en plus de questions au sujet des mails professionnels qui perturbent la vie privée. L’apparition d’une règlementation, d’un « droit à la déconnexion » accroît encore les interrogations à ce sujet. Je voudrais donc vous proposer quelques solutions pratiques qui, je le crois sincèrement, fonctionnent.

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Recevoir moins de mails

Il est difficile de savoir exactement combien de mails nous recevons chaque jour. Les chiffres varient selon les études (entre 35 et 50). Mais, ce qui est évident, c’est que ceux qui se plaignent de recevoir un trop grand nombre de courriels sont de plus en plus nombreux. Alors, je propose de réfléchir à la façon de faire pour recevoir moins de mails.

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La valeur juridique d'un mail

Je m’amuse souvent lors de mes formations, juste après avoir montré à quel point il est facile de modifier un mail reçu, à demander quelle est la valeur juridique d’un message électronique. Et là , il faut bien constater que les réponses sont diverses. Alors je vous propose de faire le point sur cette question complexe.

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Changer les comportements : c’est possible

Il y a une donnée, un chiffre sur lequel j’aime bien revenir, une information que je rappelle souvent parce qu’elle ouvre des perspectives intéressantes, parce qu’elle donne de l’espoir quant à la reprise de contrôle de nos messageries électroniques. Cette information est, à chaque qu’on a pu le mesurer, on a constaté que le rapport entre les mails « externes » (venant de l’extérieur d’un réseau ou allant à l’extérieur de ce réseau) et les mails « internes » (émis par un salarié à destination d’un autre salarié de la même organisation) est de 20 % contre 80 %. Au-delà du fait que cela conforte une fois de plus la loi de Pareto, lorsque l’on fait le point sur les mails stockés sur les serveurs de messagerie d’une entreprise ou d’une organisation, seul un courriel sur cinq a été émis par ou pour quelqu’un d’extérieur à cette organisation. Quatre messages sur cinq sont échangés entre des personnes appartenant à la même entreprise ou organisation.

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Quand utiliser le mail ?

Vue la place que prend le mail dans notre quotidien, il est grand temps de s'interroger sur les circonstances dans lesquelles il est le bon outil de transmission d'une information. Il véhicule plus de 30 % des informations que nous recevons. Se poser cette question est donc source de gain de temps et de stress.

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Le "Glisser-lâcher"

La technique du « Glisser-lâcher » est un outil vraiment pratique et qui est disponible dans les principaux outils de messagerie, notamment Lotus Notes

et Outlook. Prenez quelques minutes pour comprendre comment il fonctionne et vous verrez qu’il peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cette technique qui consiste à glisser un élément (un mail par exemple) et à le lâcher sur l’icône d’un autre « environnement » (contacts, tâches ou calendrier)  vous rendra de grands services. En voici les utilisations principales.

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Faut-il interdire la messagerie électronique ?

Alors qu’elle prend de plus en plus de place, que le nombre de mails continue de croître, on peut s’interroger sur la pertinence de l’outil. Alors un surfeur sur les mailspermettez-moi de vous proposer une réponse.

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Des comportements idiots !

Les courriels sont de plus en plus envahissants. En regardant votre boîte de réception vous ne pouvez que le constater avec moi. Mais, plus que leur nombre, la messagerie électronique et, plus généralement les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) soulèvent un problème d’ordre comportemental.

En effet, le graphique que je propose ici et qui a été publié par la Harvard Business Review en décembre 2014 (version française) compare le nombre de communications par cadre et par an pour les dernières décennies et met en regard les évolutions technologiques qui se sont produites dans les mêmes décennies. Et l’on constate que l’apparition de la messagerie électronique dans les années 90, mais surtout dans les années 2000, s’est accompagnée d’une explosion du nombre de communications annuelles, pour parvenir à 30000 (environ 150 journée de travail !) par an et par personne contre 1000 dans les années 70 et 4000 dans les années 80. Bien sûr, il est évident que des informations utiles n’étaient pas transmises tout simplement parce que cela n’était pas possible à cette époque. Si vous étiez en rendez-vous à l’extérieur, il était extrêmement difficile de vous joindre.

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