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La bonne configuration d’Outlook (6) - Le calendrier

Voilà donc un nouvel article destiné à vous aider à faire d’Outlook un véritable outil d’organisation. Je vous propose donc d’aborder trois thèmes : savoir où faire le « ménage » dans Outlook, nettoyer son calendrier et insérer les jours fériés dans Outlook.

 

Où faire le ménage ?

Si vous recevez de plus en plus fréquemment un message vous indiquant que vous vous approchez du quota qui vous est alloué sur le serveur de messagerie et que, malgré vos efforts de suppression et d’archivage de mails, vous ne parvenez pas à réduire significativement l’espace occupé, c’est sans doute que vous ne faîtes pas le ménage au bon endroit. Avant de vous relancer dans une opération de nettoyage, je vous suggère de prendre le temps de chercher où la bât blesse.

Pour cela, il vous suffit de cliquer droit sur l’en-tête de votre compte (là où figurent votre nom et votre prénom) et de choisir « Propriétés » dans le menu contextuel qui s’ouvre. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur « Taille du dossier ». La fenêtre qui s’ouvre vous indiquera, dossier par dossier, l’espace occupé. Vous pourrez ainsi déterminer avec précision où se trouvent les éléments qui prennent de la place et où lancer une opération de nettoyage.

Nettoyer le calendrier

Si vous suivez les conseils de gestion du temps que je vous propose, ou si vous travaillez dans une entreprise dans laquelle les réunions organisées sous Outlook peuvent contenir des pièces jointes, il est possible que ce soit dans votre calendrier que se trouve la source de mégaoctets la plus importante à libérer. Malheureusement, l’affichage du calendrier n’est absolument pas pratique pour faire une opération de nettoyage ou d’archivage.

Pour pallier cette difficulté, il vous faut changer l’affichage de votre calendrier. Cliquez sur l’onglet « affichage » de votre calendrier, puis déroulez le menu « Changer l’affichage » et choisissez le bouton « liste ». Votre calendrier s’affichera sous la forme d’une liste de rendez-vous et vous pourrez sous cette forme, procéder facilement à la suppression ou à l’archivage de vos rendez-vous les plus anciens ou les plus volumineux.

Insérer les jours fériés

Le calendrier d’Outlook propose d’insérer les jours fériés dans votre agenda. Cette fonctionnalité n’est pas simplement un gadget pour paresseux craignant de perdre des jours de repos. Elle permet d’une part de matérialiser les jours fériés dont la date est mobile comme Pâques ou la Pentecôte. Mais elle permet aussi d’insérer les jours fériés des pays étrangers avec lesquels vous pouvez être amené à travaille et donc, de ne pas perdre de temps à chercher à joindre votre partenaire allemand un 3 octobre ou d’attendre la réponse d’un client américain un 4 juillet. Notez quand même que les deux jours fériés spécifiques à l’Alsace (vendredi saint et 26 décembre) ne sont pas pris en compte comme jours fériés français.

Pour afficher ces jours fériés, cliquez sur l’onglet « fichier », puis sur options. Dans la boîte de dialogue, choisissez l’onglet « Calendrier », et, dans la zone « Options du calendrier », cliquez sur le bouton « Ajouter les jours fériés ». Cochez les pays dont les jours fériés doivent être affichés dans votre calendrier et validez. Outlook va immédiatement mettre votre calendrier à jour et vous afficher les jours fériés demandés.

 

Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) :

Construire son Organisation Professionnelle

S'Organiser avec Outlook

 


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