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Vider sa boîte aux lettre électronique

Même si cela n’est pas facile pour tout le monde, l’intérêt d’avoir un bureau bien rangé, bien organisé est compris par l’immense majorité de ceux que je rencontre lors des formations que j’anime. Celui d’avoir une boîte de réception électronique vide ou presque est, par contre, plus difficile à intégrer. En effet, les outils de recherche sont aujourd’hui performants et il est en général facile de retrouver rapidement un document. Les questions de la confidentialité des informations ou de l’image que notre bureau donne de nous-même (voir l’article « Un bureau rangé ? A quoi bon ? ») ne sont pas pertinente en ce qui concerne notre messagerie.

Pourtant, à mes yeux, il y a au moins deux raisons qui devraient nous inciter à avoir une boîte aux lettres électronique vide.

 

 

Tout sous les yeux

La première de ces raisons est de ne rien « perdre de vue ». Je rencontre souvent des boîtes de réception et des « courriers en arrivée » comptant plusieurs centaines voire plusieurs milliers de mails. En général, ce qui sont les plus importants sont « marqués non lus » par l’utilisateur pour se donner l’illusion qu’ils ne seront pas oubliés, qu’ils seront traités en temps et en heure.

Hélas, comme le nombre de « non lus » est déjà très important et qu’il varie au rythme de l’arrivée de nouveau messages, le chiffre indiqué entre parenthèse n’est plus qu’une abstraction sans signification, une information sans réelle signification pour l’utilisateur. Du coup, même « marqués non lus », les messages supposés important sont noyés dans la masse des mails stockés et, donc, oubliés au milieu des milliers d’autres.

C’est pour cette raison que je pense que le nombre de mails en stock, après traitement de  votre boîte à lettres électronique ne devrait en aucun cas dépasser un écran. Dès que vous êtes obligé d’utiliser la barre de défilement, vous risquez de perdre de vue un message important. Pour moi, le nombre idéal est de zéro et je connais des gens pour qui c’est le cas alors qu’ils reçoivent près de 100 mails chaque jour. C’est donc possible ! C’est simplement une décision d’organisation.

Sérénité

L’autre intérêt, et à mes yeux, l’intérêt majeur d’une boîte au lettre vide ou presque est la sérénité, la tranquillité d’esprit que cela apporte. Si vous avez plusieurs centaines de messages qui se sont accumulées, vous avez la quasi-certitude qu’une ou plusieurs « bombe à retardement » se cachent dans le lot. Ce sont des mails qui attendent depuis plusieurs jours, plusieurs semaines, voire plusieurs mois, de vous « exploser au visage » parce que, les ayant perdus de vue, vous avez tardé à vous en occuper.

Les principes de traitement de votre boîte de réception que je vous ai proposé vous gardent de tels risques. Du coup, en voyant une boîte aux lettre électronique vide, vous avez la certitude que tout est sous contrôle, que tout est « dans les tuyaux », qu’aucune « bombe à retardement ne se cache. C’est donc la garantie de gagner en sérénité, en tranquillité d’esprit.

Dans un monde ou les sources de stress et de tension sont si nombreuses, c’est un bénéfice essentiel.


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