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Quand utiliser le mail ?

Vue la place que prend le mail dans notre quotidien, il est grand temps de s'interroger sur les circonstances dans lesquelles il est le bon outil de transmission d'une information. Il véhicule plus de 30 % des informations que nous recevons. Se poser cette question est donc source de gain de temps et de stress.

 

Plusieurs destinataires

Quand plusieurs personnes doivent être informées, le mail est évidemment un outil qui présente un réel intérêt. En voyant la charge inscrite dans les agendas, on comprend aisément qu'il est difficile d'organiser une réunion.

Mais, même dans cette situation, s'il est un question à se poser avant d'envoyer un mail, et c'est finalement la même que pour ce qui concerne l'organisation d'une réunion, c'est bien celle-ci : est-il vraiment utile d'envoyer cette information ? Chacun des destinataire en tire-t-il un réel intérêt ? Trop souvent, un destinataire à un mail est ajouté "au cas où".

Décalage horaire

Evidemment, lorsque l'on travaille avec des présents dans d'autres fuseaux horaires, le mail est un outil qui peut être pertinent. Il permettra l'échange d'informations sans être limité par les contraintes liées au décalage horaire.

Je me permets néanmoins ici une remarque : si l'on accepte qu'un correspondant travaillant à l'étranger nous réponde plusieurs heures après que le mail lui a été envoyé, pourquoi avons-nous du mal à accepter la même chose de la part de ceux qui travaillent dans le même fuseau horaire que nous ? Bien sûr, il n'y a pas de décalage horaire, mais nos destinataires ont eux aussi du travail, des rendez-vous ou des tâches prioritaires. Donnons leur le temps de s'en occuper.

Information non urgente

Dans le cas d'une information non urgente, le mail est évidemment un bon outil à la condition que votre destinataire ait perdu la mauvaise habitude de traiter ses mails aux moments où ils arrivent.

Moins de cinq phrases et pas plus de trois échanges

Si l'une de ces deux conditions n'est pas respectée, il est évident qu'il vaut mieux se parler. La rédaction d'un message est beaucoup plus lente que la parole et rédiger un mail de plus de cinq phrases ou nécessitant plus de trois réponses, consommera beaucoup plus de temps qu'une conversation.

Laisser une trace

Garder la trace ou la preuve d'une décision ou d'un choix peut aussi justifier l'utilisation du message électronique. Cela a dit été dit ici : le mal est, sur le plan juridique ce que l'on appelle un commencement de preuve par écrit. Cela signifie que, dans la plupart des cas, il constitue un document recevable dans une procédure juridique. Il peut donc aussi être utile à cela.

Toutefois, attention de ne pas tomber dans un espèce de paranoïa qu'il m'arrive de rencontrer. Entre collègue et dans les relations de travail quotidiennes il est malsain de garder trace de tous les échanges, de tous ce qui a été décidé. La confiance et le respect peuvent aussi être des bases sur lesquelles ont peut construire ses relations professionnelles.

Voilà donc cinq cas où le mail est une bonne solution. Vous en connaissez peut-être d'autres ?

 


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