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L’organisation des mails

A la vue de la très importante quantité de courriels reçue au quotidien, il est indispensable de pouvoir s’appuyer sur une organisation performante de manière à retrouver ces informations si précieuses.  Voici quelques bases pour construire cette organisation.

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Nettoyer les "conversations" électroniques

Vous le savez si vous lisez régulièrement les pages de ce blog, j’attache beaucoup d’importance au fait qu’il n’y ait que très peu de messages dans ma boîte de réception (moins de dix !). J’y parviens en supprimant méthodique (voir l’article de blog) beaucoup de mails, en utilisant le « glisser-lâcher »,  et, bien sûr, en nettoyant les conversations.

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Remettre la messagerie à sa place

La messagerie électronique est devenue un outil indispensable dans les entreprises. Si il n’est plus envisageable de se passer de cet outil performant, il devient de plus en plus important d’en codifier l’usage, de se donner des règles du jeu, de respecter quelques bonnes pratiques. Ainsi, le mail redeviendra un outil efficace et pertinent et perdra sa dimension « chronophage ».

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La manie du "Répondre à Tous"

Nous envoyons  (voir l’article "Tous victimes, mais tous bourreaux" ) et nous recevons trop de mails. La quantité d’information qui nous parvient au quotidien est supérieure à ce que nous pouvons assimiler. Le bouton « répondre à tous » et sa mauvaise utilisation accentue ce phénomène. Car, même si cet outil présente parfois une utilité, la manie du "Répondre à Tous" est vraiment chronophage.

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La bonne configuration d’Outlook (5) - le calendrier

Voici encore quelques trucs et astuces pour utiliser Outlook, et ici plus particulièrement le calendrier au mieux.

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La bonne configuration d'Outlook (4) - signature et nettoyage des dossiers

Voici quelques nouveaux « trucs » pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour gagner en efficacité avec les nouvelles versions d’Outlook.

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Lire ses mails sur son Smartphone ?

Dans les dernières semaines j’ai eu à plusieurs reprises des discussions avec des dirigeants et des cadres d’entreprises au sujet de l’utilisation des Smartphones (téléphones « intelligents ») pour recevoir et traiter ses mails.

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La bonne configuration d'Outlook (3) - l’archivage

Sur un grand nombre de réseaux d’entreprise l’espace alloué à chaque utilisateur pour ses documents Outlook est limité. En général, l’espace disponible se situe entre 50 et est 200 Mégaoctets. Si vous êtes des lecteurs assidus de ce blog vous vous doutez que je suis très favorable à ce genre de restriction. En effet, si l’espace est illimité la tendance à occuper tout ce qui est disponible est très difficile à combattre. Au bout de quelques mois, la taille du fichier Outlook ainsi que le nombre d’éléments qui sont stockés atteignent des sommets. Pour l’utilisateur, bien sûr la sensation d’avoir toutes ces informations à disposition est rassurante, mais dans les faits il passera ton extrêmement important à retrouver les informations dont il a besoin. Celles –ci sont noyées parmi une très grande quantité d’informations devenues inutiles.

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La bonne configuration d’Outlook (2) – le calendrier

Pour paramétrer le calendrier d’Outlook dans sa version 2010, cliquez sur « fichier », puis choisissez « options » et enfin l’onglet « calendrier ». Quelques paramétrages sont particulièrement pratiques.

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