Nuage de tags

Recevoir la Newsletter

Pour suivre la vie du blog abonnez-vous à la Lettre d'Information.
Veuillez saisir votre adresse email
 

Réseaux sociaux

La bonne configuration d’Outlook (1) – l’affichage

Outlook est aujourd’hui l’outil messagerie le plus répandu dans les entreprises et sa position se renforce puisque de plus en plus d’entreprises l’adoptent. Si la version 2007 a été boudée, la version 2010 apparaît de plus en plus fréquemment. Voici une série de conseils pour adapter votre outil à vos besoins.

Lire la suite : La bonne configuration d’Outlook (1) – l’affichage

Les 10 règles de la messagerie

Depuis la création de ce blog, j’ai multiplié les conseils et les avis pour utiliser au mieux ce nouvel outil. Je vous propose à présent de les résumer, de les synthétiser en 10 points qui constituent pour moi la base d’un comportement sain vis-à-vis de cet outil.

Lire la suite : Les 10  règles de la messagerie

Tous victimes, mais tous bourreaux

80 % de mails internes

Lorsque j’interviens auprès d’une entreprise cliente pour ma formation « E-Mails : Solutions » qui vise à « réguler » l’usage de la messagerie électronique, je suis amené à demander un certain nombre d’informations et de données à mes clients. Parmi celles que je suis amené à utiliser il en est une particulièrement intéressante : dans les organisations dans lesquelles ce chiffre est connu, on constate que 80 % des mails en circulation dans l’entreprise sont strictement internes. Ce que je veux dire, c’est 80 % des messages partent de l’intérieur de l’entreprise pour rester dans l’entreprise. Seuls 20 % des messages vont vers l’extérieur ou viennent de l’extérieur.

Lire la suite : Tous victimes, mais tous bourreaux

Cessons d'arroser

J’en fais le constat avec vous depuis plusieurs semaines dans ce blog, le nombre de mails qui arrive dans les boîtes de réception est de plus en plus important. À tel point qu’il commence à poser de réels problèmes dans la gestion du temps et l’organisation des entreprises. Mais d’où viennent tous ces messages ?

 

Lire la suite : Cessons d'arroser

Comment ferions-nous si le mail n’existait pas ?

Tellement présent dans la vie quotidienne, le mail est un outil dont il serait très difficile de passer aujourd’hui. Pourtant, il n’est véritablement présent dans les entreprises que depuis une durée relativement brève. Ca n’est qu’à la fin des années 90 qu’il a commencé à apparaître dans les grandes entreprises. Avant, aussi incroyable que cela puisse paraître aux plus jeunes, on s’en passait ! On se téléphonait, on se parlait, voire même on s’écrivait ! Si si, sur du papier ! Il fallait même attendre quelques jours pour obtenir une réponse écrite. Du coup, peut-être que l’on acceptait plus facilement des délais plus longs.

Lire la suite : Comment ferions-nous si le mail n’existait pas ?

Un mail par sujet un sujet par mail

 

Les mails « fourre-tout » posent de réels problèmes. Dans un premier, le rédacteur cherche à se faciliter la vie : un seul message pour traiter de différentes questions. Cela évite de créer plusieurs messages, le dossier « éléments envoyés » ne voit pas le nombre de ses ligne s’accroître et en plus cela permet de ne pas saturer la boite de réception du destinataire.  Là ou quatre ou cinq mails auraient été envoyés, un seul suffit.

Lire la suite : Un mail par sujet un sujet par mail

Une méthode pour traiter vos mails

J’insiste obstinément sur la nécessité de garder le contrôle de votre boîte de réception, de n’y conserver qu’un nombre minimal de mails. Alors voici une méthode pratique et concrète pour « traiter » vos mails.

Lire la suite : Une méthode pour traiter vos mails

A pour action - Cc pour info

Parmi tous les messages que nous recevons, certains sont plus importants que d’autres. L’objet et l’expéditeur nous donnent des informations utiles quant à la priorité à accorder aux messages. Mais il est un principe qui pourrait, s’il était respecté, nous aider : A = pour action ; Cc pour info.

Lire la suite : A pour action - Cc pour info

Donnez un titre explicite à vos messages

Les deux premières informations auxquelles vous avez accès lorsqu’un mail vous parvient sont le nom de l’expéditeur et le titre du mail. Si le nom de l’expéditeur est utile, c’est surtout l’objet du mail qui vous renseigne sur son contenu qui vous délivre une information intéressante. Si cet objet est suffisamment explicite, un simple coup d’œil vous permet de déterminer s’il est utile d’ouvrir le message rapidement, si l’information qu’il contient est intéressante, ou si vous pouvez vous abstenir de l’ouvrir immédiatement, voire, si vous pouvez le supprimer immédiatement.

Lire la suite : Donnez un titre explicite à vos messages