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Un inconvénient du mail ? Sa vitesse !

J’ai présenté dans un article précédent la vitesse de diffusion du mail comme un avantage de cet outil. Et c’est vrai que cela fait partie des éléments positifs que l’on peut relier au mail. Néanmoins, cette vitesse est elle-même porteuse d’inconvénients majeurs.

Lire la suite : Un inconvénient du mail ? Sa vitesse !

Les avantages du mail

Le message électronique a pris une telle place dans notre quotidien tant professionnel que personnel, qu’il serait très difficile de s’en passer aujourd’hui. Néanmoins, face à l’inflation du nombre de courriels en circulation, il me paraît indispensable de se demander si cet outil est toujours l’outil le plus adapté. C’est pourquoi je vous propose cette réflexion sur les avantages du mail. Évidemment, je vous proposerai de réfléchir aux inconvénients de cet outil dans de prochains articles.

Lire la suite : Les avantages du mail

Le "Glisser lâcher" vous aide à vous organiser

Parmi les outils qui peuvent vous aider à vous organiser, à gérer votre messagerie, et vous font gagner du temps, il en est un qui est trop souvent négligé : le « Glisser-lâcher ». Existant depuis plus de 10 ans dans la plupart des logiciels de messagerie, cet outil n’est que très rarement utilisé, alors qu’il pourrait rendre de grands services. Que ce soit dans Outlook, dans Lotus Notes, dans Groupwise, cette fonctionnalité est disponible sur la plupart des outils existant.

En quoi consiste-t-il ?

Lire la suite : Le "Glisser lâcher" vous aide à vous organiser

Quels mails conserver ?(1)

L’une des questions les plus fréquemment posées à propos de la gestion de la messagerie tourne autour de quels messages conserver. Tout supprimer est évidemment impossible, tout archiver est inutile et contre-productif. Dans prochaines semaines je vous proposerai plusieurs post qui, je l’espère, vous aideront.

Les obligations légales

Pour certains messages la question est vite réglée : les conserver fait partie des obligations légales.

Lire la suite : Quels mails conserver ?(1)

Traitez vos mails quand VOUS l’avez décidé

Une perte de temps

Selon une étude de septembre 2010 (Étude Sciforma), nous recevons en moyenne un mail toutes les 12 minutes, soient 5 toutes les heures ce qui représente en moyenne et sur une journée de 8 heures 40 mails. 75 % de ces mails sont lus immédiatement, leurs destinataires abandonnant leurs actions en cours.  En clair, en moyenne, les destinataires de mails, abandonnent leurs activités 30 fois par jour pour jeter un œil sur le message qui vient d’arriver ! 30 fois par jour !

Or, il semble qu’en moyenne, trois minutes (loi de Carlson) sont nécessaires pour revenir sur ce que l’on était en train de faire auparavant ! Les mails, « coutent » donc, en moyenne une heure trente par jour ! Près de huit heures chaque semaine ! Et il s’agit bien de temps

Lire la suite : Traitez vos mails quand VOUS l’avez décidé

Mails : donnez-vous des limites

Pour garder le contrôle de sa messagerie il faut se donner des limites !

Les boîtes aux lettres explosent ! Elles saturent, débordent, craquent et ne semblent plus pouvoir être contrôlées. Tous les jours de nouveaux mails y entrent sans que les premiers arrivés aient pu être évacués ! Du coup, au trafic déjà intense s'ajoutent les messages de l'administrateur qui vous indiquent que votre boîte aux lettre à atteint sa taille limite et qu'elle va bientôt être bloquée. Et rien ne semble pouvoir arrêter cette invasion continue.

Si vous vivez cette situation au quotidien je ne vois qu'une seule solution : fixez-vous une limite !

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