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Changer les comportements : c’est possible

Il y a une donnée, un chiffre sur lequel j’aime bien revenir, une information que je rappelle souvent parce qu’elle ouvre des perspectives intéressantes, parce qu’elle donne de l’espoir quant à la reprise de contrôle de nos messageries électroniques. Cette information est, à chaque qu’on a pu le mesurer, on a constaté que le rapport entre les mails « externes » (venant de l’extérieur d’un réseau ou allant à l’extérieur de ce réseau) et les mails « internes » (émis par un salarié à destination d’un autre salarié de la même organisation) est de 20 % contre 80 %. Au-delà du fait que cela conforte une fois de plus la loi de Pareto, lorsque l’on fait le point sur les mails stockés sur les serveurs de messagerie d’une entreprise ou d’une organisation, seul un courriel sur cinq a été émis par ou pour quelqu’un d’extérieur à cette organisation. Quatre messages sur cinq sont échangés entre des personnes appartenant à la même entreprise ou organisation.

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Quand utiliser le mail ?

Vue la place que prend le mail dans notre quotidien, il est grand temps de s'interroger sur les circonstances dans lesquelles il est le bon outil de transmission d'une information. Il véhicule plus de 30 % des informations que nous recevons. Se poser cette question est donc source de gain de temps et de stress.

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Faut-il interdire la messagerie électronique ?

Alors qu’elle prend de plus en plus de place, que le nombre de mails continue de croître, on peut s’interroger sur la pertinence de l’outil. Alors un surfeur sur les mailspermettez-moi de vous proposer une réponse.

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Le "Glisser-lâcher"

La technique du « Glisser-lâcher » est un outil vraiment pratique et qui est disponible dans les principaux outils de messagerie, notamment Lotus Notes

et Outlook. Prenez quelques minutes pour comprendre comment il fonctionne et vous verrez qu’il peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cette technique qui consiste à glisser un élément (un mail par exemple) et à le lâcher sur l’icône d’un autre « environnement » (contacts, tâches ou calendrier)  vous rendra de grands services. En voici les utilisations principales.

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Des comportements idiots !

Les courriels sont de plus en plus envahissants. En regardant votre boîte de réception vous ne pouvez que le constater avec moi. Mais, plus que leur nombre, la messagerie électronique et, plus généralement les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) soulèvent un problème d’ordre comportemental.

En effet, le graphique que je propose ici et qui a été publié par la Harvard Business Review en décembre 2014 (version française) compare le nombre de communications par cadre et par an pour les dernières décennies et met en regard les évolutions technologiques qui se sont produites dans les mêmes décennies. Et l’on constate que l’apparition de la messagerie électronique dans les années 90, mais surtout dans les années 2000, s’est accompagnée d’une explosion du nombre de communications annuelles, pour parvenir à 30000 (environ 150 journée de travail !) par an et par personne contre 1000 dans les années 70 et 4000 dans les années 80. Bien sûr, il est évident que des informations utiles n’étaient pas transmises tout simplement parce que cela n’était pas possible à cette époque. Si vous étiez en rendez-vous à l’extérieur, il était extrêmement difficile de vous joindre.

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Vider sa boîte aux lettre électronique

Même si cela n’est pas facile pour tout le monde, l’intérêt d’avoir un bureau bien rangé, bien organisé est compris par l’immense majorité de ceux que je rencontre lors des formations que j’anime. Celui d’avoir une boîte de réception électronique vide ou presque est, par contre, plus difficile à intégrer. En effet, les outils de recherche sont aujourd’hui performants et il est en général facile de retrouver rapidement un document. Les questions de la confidentialité des informations ou de l’image que notre bureau donne de nous-même (voir l’article « Un bureau rangé ? A quoi bon ? ») ne sont pas pertinente en ce qui concerne notre messagerie.

Pourtant, à mes yeux, il y a au moins deux raisons qui devraient nous inciter à avoir une boîte aux lettres électronique vide.

 

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Reprendre le contrôle

Les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) sont devenues incontournables dans les entreprises. Imaginez-vous pouvoir faire votre travail sans lire de mail, sans consulter de page internet, etc…

Pourtant, ces outils sont récents. Les gens qui, comme moi, ont commencé leur carrière professionnelle sans internet sont encore nombreux dans les entreprises et il est amusant de ce souvenir que cela ne fait pas longtemps que l’on parle de TIC plutôt que de NTIC (NOUVELLES Technologies de l’Information et de la Communication). En une petite quinzaine d’années, ces outils ont bouleversé le fonctionnement des organisations.

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La bonne configuration d’Outlook (6) - Le calendrier

Voilà donc un nouvel article destiné à vous aider à faire d’Outlook un véritable outil d’organisation. Je vous propose donc d’aborder trois thèmes : savoir où faire le « ménage » dans Outlook, nettoyer son calendrier et insérer les jours fériés dans Outlook.

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Faire le ménage dans Outlook

 

Dans la plupart des entreprises la taille des comptes de messagerie est limitée. Face au prix de plus en plus bas du téraoctet, on me demande souvent quel est l’intérêt de limiter la taille des comptes de messagerie. Il y a au moins deux raisons.

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