Alors que l’urgence devrait être l’exception, elle devenue la règle. Aujourd’hui, il n’existe plus une organisation dans laquelle travailler dans l’urgence ne soit pas un problème. Tout est urgent et les urgences du jour chassent les urgences de la veille. Or, si tout est urgent, plus rien n’est vraiment urgent.
Alors reprenons un peu de recul et commençons par nous interroger sur ce que signifie ce mot « urgent. Urgent ne signifie pas rapide, ni important, mais immédiat : « qui ne peut être différé (Dictionnaire Larousse)» !
Croyez-vous réellement que toutes les tâches qui arrivent dans votre environnement de travail affublées du qualificatif « Urgent » méritent cet adjectif ?
Bien sûr que non. D’ailleurs, la réponse à la question sur la signification du mot « urgent » est révélatrice : d’une personne à l’autre, la « valeur » de l’urgence est variable. Chacun à une idée de ce que cela veut dire, mais comme personne n’a la même idée utiliser ce mot ne peut entraîner qu’incompréhensions.
Plus jamais d’urgence !
La meilleure solution est sans doute de bannir, définitivement, totalement, irrémédiablement le mot « Urgent » de notre vocabulaire et de le remplacer par un autre mot, bien français : DELAI.
Dès que le mot « Urgent » est prononcé, il faut prendre le réflexe de répondre « C’est pour quand ? ». La valeur de l’urgence est aujourd’hui tellement variable d’une personne à l’autre que si l’on veut garder une chance de maîtriser son organisation il est indispensable de gérer des Délais. Un délai de réalisation est une échéance mesurable et, bien sûr, atteignable, à partir de laquelle je peux m’organiser.
D’ailleurs, si l’on cherche un peu derrière le mot « urgent » quelle est la réalité du délai de réalisation disponible on se rend compte que dans la plupart des cas on dispose d’un peu de temps !
Car lorsque, par exemple, on dispose de trois heures pour rendre un travail qui va nous prendre une heure, il ne s’agit plus d’urgence ! Il s’agit d’une action que nous pouvons intégrer à notre organisation, imputé à la part d’imprévu que nous nous ménageons tous les jours dans notre plan de journée.
Quant à la vielle blague qui consiste à transmettre un travail « pour hier » elle est éculée, ne fait plus rire personne. Le seul réflexe utile face à ce désopilant trait d’humour est jeter ostensiblement le travail à faire à la corbeille à papier. Pour être efficace nous avons tous besoin de délais atteignables dans notre travail !
Si votre interlocuteur n’est pas capable de vous fixer un délai raisonnable, c’est dans la plupart des cas parce qu’il ne s’est même pas posé la question lui-même ! Comment envisager de s’organiser dans ces conditions ? Face à ce type de personnages, n’hésitez pas à proposer un délai : « Si je te le donne en demain matin, est-ce que ça ira ? »
Ne l’oublions jamais : seuls des délais réalistes, raisonnables et atteignables permettent de s’organiser.
Et vous ? Quelle pression les « urgences » vous font-elles subir ? Quelle est la part de votre temps de travail consacrée à la gestion de ces « urgences ?
