Gérer ses contacts ne présente pas de difficulté majeure et est particulièrement pratique avec Outlook. Seules deux précautions sont à prendre. Mais, avant de vous les présenter, n’oubliez pas que le simple « glisser-lâcher » d’un mail permet de créer un nouveau contact. Une fois ce contact créé, faîtes glisser dans les bonnes zones les informations de votre contact que vous voulez conserver. Notez que par cette procédure, Outlook va automatiquement placer l’adresse mail de votre contact dans la bonne zone de saisie. C’est toujours autant que vous n’aurez pas à saisir !
Évidemment, cette fonctionnalité d’Outlook n’est intéressante que pour les contacts extérieurs à votre entreprise. En interne, les outils dont vous disposez présentent le très gros avantage d’être mis à jour très rapidement.
Comme je vous l’indiquais plus haut, deux précautions sont à prendre pour gérer vos contacts.
Vérifier que le nom est bien « reconstitué » par Outlook
La première est lié au fait qu’Outlook, s’appuie sur l’adresse e-mail de votre contact pour « reconstituer » son nom et son prénom. Or, dans la mesure où les adresses mail sont construites sur des modèles souvent différents, il y a beaucoup d’erreurs. C’est pourquoi il est indispensable d’aller vérifier, par le bouton « Nom complet », que le nom et le prénom du contact que vous créez ont bien été reconstitués.
Classez toujours vos contacts de la même manière.
La deuxième précaution consiste à classer vos fiches contact sur le même modèle. En effet, Outlook, vous propose plusieurs possibilités (bouton « Classer sous ») : par nom de famille, par prénom (sans intérêt), nom de famille et société et enfin par société (dernière ligne proposée). Pour ma part, j’ai toujours privilégié un classement pas nom de famille intégrant le nom de la société. Cela me permet de rechercher par le critère le plus logique, tout en affichant le nom de la société.
Ceci dit, j’admets bien volontiers que l’on souhaite privilégier un classement par entreprise. Ce qui est important c’est que TOUTES vos fiches contact soient classées de la même manière, faute de quoi vous ne saurez jamais s’il faut atteindre votre contact par son nom de famille ou par la société pour laquelle il travaille.
Notez quand même que l’outil de recherche, particulièrement performant sous Outlook 2010, vous permettra de le retrouver dans tous les cas.
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