La version 2010 de PowerPoint offre un nouvel outil que je trouve particulièrement intéressant et pratique : le mode « présentateur ». En l’utilisant, PowerPoint vous permettra, pendant votre présentation, d’avoir accès, d’un simple coup d’œil à des informations aussi utiles que : la ou les prochaines diapositives qui s’afficheront, la gestion de votre timing, vos notes ou commentaires. C’est donc un véritable tableau de bord qui vous est proposé.
Accéder au mode présentateur
Pour accéder au mode présentateur, il faut travailler en « multi-écrans », en d’autres termes il faut qu’un vidéo projecteur (ou un second écran) soit branché à votre ordinateur. C’est donc la configuration dans laquelle vous vous trouvez dans la plupart des cas où devez intervenir en public en utilisant un diaporama.
Vous devez à présent passer en mode d’affichage « Étendu ». Cela est très simple puisqu’il suffit de combiner les touches Windows et « P » de votre clavier et de choisir, dans la fenêtre qui vous est proposée « Étendre ». Quelques secondes plus tard, votre ordinateur fonctionne comme si votre écran et le vidéoprojecteur étaient les deux parties contigües d’un seul et même écran. Quand le pointeur de votre souris atteint un des bords de votre écran ou de l’affichage de votre vidéoprojecteur, il passe sur l’autre partie de votre affichage. Notez que c’est un mode d’affichage qui n’est pas limité à l’utilisation avec un vidéoprojecteur. Si vous utilisez un ordinateur portable connecté avec un grand écran, ce mode d’affichage permet de travailler comme si vos deux écrans n’en formaient qu’un. Cela permet d’afficher en même temps deux applications différentes, deux fichiers différents et c’est, notamment, très utile lorsque l’on fait un nombre important de « copier-coller ».
Mais revenons-en à PowerPoint. À présent il vous suffit d’ouvrir votre présentation, et, dans l’onglet « Diaporama », de cocher la case « Utiliser le mode présentateur » et de lancer le diaporama (raccourci par la touche F5).
Le mode « présentateur »
Vous le constaterez très vite, votre diaporama apparaîtra par le biais de votre vidéoprojecteur, mais sur l’écran de votre ordinateur, l’affichage sera différent :
La partie supérieure gauche vous montrera ce que votre auditoire voit. Vous saurez ainsi précisément et sans vous retourner où vous en êtes de votre présentation ou de votre diapositive. Notez quand même que les animations que vous aurez mises sur vos diapositives ne seront pas visibles.
La partie supérieure droite de votre écran est consacré au texte que vous avez saisi dans la zone commentaire de votre diapositive. Vous disposez donc d’un accès immédiat et adapté aux notes dont vous pouvez avoir besoin. Surtout, ce sont les informations à propos de la diapositive présente à l’affichage qui vos sont données. Vous ne risquez plus de vous perdre en mélangeant les feuilles de vos notes.
En dessous de ces deux zones d’affichage quelques chiffres : l’heure et le temps écoulé depuis que vous avez lancé le mode diaporama, ce qui vous permet de gérer le timing de votre intervention. Vous trouverez aussi le numéro d’ordre de votre diapositive en regard du nombre total de diapositives de votre présentation.
La partie inférieure de votre écran vous permet de visualise les diapositives à venir à partir de celle qui est à l’affichage. C’est idéal pour faciliter les transitions entre diapositives et ne plus être surpris par le prochain slide.
Un dernier détail. Les deux « écrans » ne peuvent pas être « actifs » en même temps. Si vous voulez que votre diaporama se déroule bien et surtout si vous utilisez une télécommande PowerPoint, veillez à ce que ce soit le vidéoprojecteur qui est « actif ». Sans quoi, vous appuierez en vain sur les boutons de votre télécommande. Pour « activer » cet écran il vous suffit de « cliquer » dessus. Ainsi, c’est comme s’il passait au premier plan de votre affichage, votre écran de contrôle passant en second plan mais étant toujours parfaitement visible sur votre ordinateur.
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