Organiser son poste de travail

Vous le savez, je pense qu’un des moyens pratiques d’être efficace et de gagner du temps est d’avoir un bureau bien rangé. Je ne peux que vous renvoyer à un article déjà publié dans ce blog pour voir quels sont les avantages liés au fait de travailler dans un environnement « organisé ». Je vous propose un méthode.

Réservez-vous du temps

Pour parvenir à mettre en place votre bureau idéal, il va vous falloir investir du temps. Une demi-journée semble être un minimum, surtout qu’une fois que vous aurez commencé il vous faudra aller jusqu’au bout de la démarche si vous voulez qu’elle vous apporte le maximum de bénéfices. Il y a deux raisons à cela.

D’abord, si vous interrompez l’opération de rangement de votre bureau, vous trouverez entre deux modes de classement et ce sera pire que si vous n’aviez rien fait. Vous ne saurez plus de tout où se trouvent vos documents, entre ce qui n’a pas encore été trié et ce qui a été rangé.

L’autre raison est pédagogique. C’est ce que j’appelle la « pédagogie du ras le bol ». En effet, plus l’opération sera longue, plus elle vous ennuiera, plus elle vous paraîtra pénible, plus elle sera efficace. Pourquoi ? Tout simplement parce que ce n’est qu’au moment où elle vous ennuiera que vous oserez procéder au classement  le plus efficace, le plus radical, le classement vertical. En fait, c’est quand vous jetterez parce que garde vous ennuiera vous vous poserez enfin la bonne question : est-il indispensable que je conserve ce document ? Si je me débarrasse de ce dossier cela aura-t-il des conséquences pour moi, pour mon entreprise ou pour un de mes clients ? Dans bien des cas vous vous rendrez compte que non et vous pourrez jeter ! Et c’est parce que vous aurez, pendant cette longue et pénible opération de rangement, accepté de jeter un grand nombre de documents inutiles, que vous aurez en mémoire l’ennui profond que crée ce genre d’action, que au quotidien vous éviterez de retomber dans ce travers qui consiste à conserver des informations « au cas où » !

Triez par grands thèmes

La première étape de cette opération de nettoyage consiste à vider intégralement tout ce que contient votre mobilier. Il ne doit rien rester dans armoires ou dans vos tiroirs. Que faire de vos documents ? Eh bien, je vous suggère de les regrouper en piles, par grand thèmes à même le sol. Collez un post-it au-dessus de chaque pile, sur le mur, pour pouvoir les identifier facilement.

Dès cette première partie, n’hésitez pas jeter les documents périmés, obsolètes, dépassés, etc. Ils encombrent inutilement vos rangements, et, surtout, cela fera toujours cela de moins à ranger.

Reclassez

Et oui ! Parce qu’il va falloir ranger ! Il s’agira de reprendre, l’un après l’autre, tous les documents qui sont empilés au sol et de les reclasser dans le bon outil de classement. Evidemment, il vous faudra veiller à ce que vos classeurs ou vos dossiers suspendus soient bien étiquetés. Vous-mêmes, ou ceux qui ont besoin de retrouver des informations, devez pouvoir accéder simplement, rapidement, efficacement aux documents dont vous avez besoin.

Dans cette seconde étape, vous le verrez, vous recommencerez à jeter ! Alors que vous avez, dans un premier temps, choisi de conserver les documents qui se trouvent empilés dans votre bureau, au moment de les reprendre en main, vous vous déciderez à vous en débarrasser. Cela vous confirmer ce que j’affirme régulièrement dans les textes que je vous propose : nous conservons beaucoup trop de choses !