Une organisation collective

Je vous ai déjà parlé des principes d’organisation de l’information numérique que je propose. Mais pour l’instant je n’ai évoqué cet aspect que sous l’angle de l’organisation individuelle. Pourtant, aujourd’hui, il me paraît indispensable de transposer ces principes dans le cadre de l’organisation collective de l’information. Une équipe qui gérerait ses informations de cette manière verrait sa productivité s’accroître rapidement  ne serait-ce que par le temps gagné en ne dérangeant pas un collègue lors de la recherche d’une information.

Mais pour parvenir à ce changement, un grand principe doit s’imposer.

Gestionnaire, pas propriétaire !

Ce changement à insuffler risque de rencontrer une forte résistance, probablement inconsciente : il va falloir que chaque membre de l’équipe accepte l’idée qu’il n’est plus le propriétaire exclusif et égoïste de l’information, mais qu’il n’en est que le gestionnaire au service des autres. En tant que gestionnaire d’informations sa mission est de mettre à disposition des autres membres de son équipe des informations facilement accessible, facilement identifiables et fiables. Le vieux slogan qui affirmait que « celui qui détient l’information détient le pouvoir » doit devenir caduc et être remplacé par « est efficace et performant celui qui diffuse efficacement l’information ». Il s’agit là d’un changement culturel dans notre rapport à l’information et il n’est pas évident que tous les membres d’une équipe puissent s’adapter facilement à ce nouveau mode d’organisation de l’information. Un travail d’explication qui pourra se révéler assez long doit être entrepris.

Cette diffusion efficace de l’information est facile à définir : la bonne information doit être au bon endroit au bon moment. En clair, si je veux diffuser efficacement des informations, il faut que celles-ci soient disponibles au moment où l’on en aura besoin. Ni avant, ni après. Au bon moment.

On se rend compte que le mail n’est peut-être plus l’outil le plus adapté à cette situation. En effet, le mode « push » (poussé) qui y est lié implique que le gestionnaire de l’information diffuse au moment qui lui convient. Il ne tient que très peu compte du besoin des autres utilisateurs. Un mode « pull » (tiré) serait sans aucun doute plus pertinent. Ce mode « pull » signifie que, celui qui a besoin d’une information va, très simplement et très rapidement, pouvoir disposer de ce dont il a besoin, au moment où il en a besoin et, dans l’idéal, sans déranger qui que ce soit. Dans bien des cas des outils d’intranet sont pertinents et offrent une base intéressante. Mais, d’une part, toutes les organisations ne permettent pas d’avoir un outil intranet dédié spécifiquement à chaque équipe, et, d’autre part, toutes les informations ne nécessitent pas d’être proposée sur un tel outil.

Une bonne solution est d’utiliser les outils existant, et je pense en premier lieu à Windows, particulièrement dans les dernières versions (à partir de Windows 7) mais j’aurais l’occasion de revenir là-dessus dans un prochain article.