A quoi servent les présentations ?

Toutes les bonnes formations et une partie non négligeable des réunions bien préparées commencent par un rituel incontournable : les présentations. Ce passage obligé de la formation et de la réunion a des fonctions bien précises, pas forcément celles que l’on croit.

Faire connaissance

Bien sûr, faire connaissance fait partie de ses fonctions. Savoir qui sont les autres participants, si l’on a sa place parmi eux, si eux-mêmes ont leur place à côté de nous, ou savoir qui est l’animateur, si il est sympathique et compétent font partie des buts des présentations. De fait, lorsque l’on intègre un groupe il est indispensable d’être rassuré sur ces points-là.

Sans cette étape, sans ce moment où le participant vérifie qu’il est à sa place au milieu des autres, il existe un risque important que celui –ci se sente  exclut. Pour le formateur, où l’animateur de la réunion c’est donc un participant qui sera moins présent, moins actif, moins concerné.

Prendre confiance

Mais, les présentations ne servent pas qu’à ça. Elles jouent un rôle très important dans la prise de confiance en soi de chaque participant. En effet, en réalité lorsque nous intégrons un nouveau groupe nous ne faisons pas véritablement attention aux présentations des autres. Nous notons éventuellement les thèmes qu’ils abordent si ceux-ci n’ont pas été précisés par l’animateur mais nous ne mémorisons pas réellement les informations qui sont données, du moins pas tant que nous n’avons pas pris la parole.

En effet, le moment où nous nous présentons, où nous prenons la parole pour dire quelques banalités sur nous-mêmes, sert avant tout à vérifier que les autres membres du groupe nous écoutent, nous respectent bref que le groupe nous accepte. C’est parce que nous pouvons vérifier que nous sommes accepté par les autres, que nous pouvons prendre confiance et commencer à se sentir à l’aise au milieu des autres.

Les présentations sont donc un moment crucial, essentiel à la création de la dynamique du groupe. Si elles sont bâclées ou mal adaptées elles mettront le groupe sur de mauvais rails.

Gérer les personnalités

La façon dont vous allez vous intéresser aux individus de votre groupe pendant les présentations a elle aussi une importance réelle. Ainsi, c’est le moment idéal pour mettre à l’aise les timides et calmer les bavards.

Si vous Identifiez un timide, veillez à lui poser des questions simples, à vous intéresser réellement lui ou à elle, à sa famille, à ses loisirs, etc. Donnez-lui l’occasion de vérifier que sa parole et écoutée et respectée par les autres membres du groupe, qu’il en fait pleinement parti et que personne ne va lui tendre de pièges. Bref, aidez-le à prendre confiance et à se sentir à l’aise.

A l’inverse, si dès les premiers instants de votre intervention vous avez identifié un bavard, choisissez une stratégie inverse. Utilisez des questions fermées, ne vous attardez pas sur lui, et en tout cas ne nous lui donnez pas l’occasion de prendre ses aises dans le groupe. Faites en sorte de garder absolument le contrôle. Si dès ce moment-là vous lui permettez de se lancer dans un long discours, il vous sera très difficile de le contrôler durant le reste de votre réunion.