Il y a une donnée, un chiffre sur lequel j’aime bien revenir, une information que je rappelle souvent parce qu’elle ouvre des perspectives intéressantes, parce qu’elle donne de l’espoir quant à la reprise de contrôle de nos messageries électroniques. Cette information est, à chaque qu’on a pu le mesurer, on a constaté que le rapport entre les mails « externes » (venant de l’extérieur d’un réseau ou allant à l’extérieur de ce réseau) et les mails « internes » (émis par un salarié à destination d’un autre salarié de la même organisation) est de 20 % contre 80 %. Au-delà du fait que cela conforte une fois de plus la loi de Pareto, lorsque l’on fait le point sur les mails stockés sur les serveurs de messagerie d’une entreprise ou d’une organisation, seul un courriel sur cinq a été émis par ou pour quelqu’un d’extérieur à cette organisation. Quatre messages sur cinq sont échangés entre des personnes appartenant à la même entreprise ou organisation.
Sans même se demander s’il n’aurait pas été, dans bien des cas, plus efficace d’utiliser un autre moyen de communication que le mail, cette information est porteuse d’un espoir : si tous les salariés d’une même entreprise étaient convaincus d’adopter de nouveaux comportement face aux messages électroniques, il est possible de reprendre le contrôle des messageries ! En déployant une action pensée à partir des besoins identifiés, il est possible de ramener la messagerie électronique à sa vraie place : celle d’un outil améliorant la performance d’une organisation.
Comment faire ?
La première étape est une phase de diagnostic. Il s’agit d’identifier et de comprendre quels sont les comportements, les mauvaises habitudes et les travers à combattre, mais aussi de connaître les bonnes habitudes et les comportements positifs qui sont à maintenir. En effet, si de mauvaises habitudes existent, de bonnes se sont aussi implantées et il sera utile de les protèger.
La deuxième étape, qui découle, bien sûr, de la précédente, consiste à élaborer une stratégie permettant d’améliorer la manière d’utiliser la messagerie électronique. Dans la plupart des cas cela passe par l’élaboration d’une charte d’utilisation du courriel et le lancement d’une action de formation permettant de « vendre » cette charte et d’accompagner les participants dans leur volonté de changement.
Si vous voulez en savoir plus, je connais un très bon spécialiste de la question 😉
