Dans la plupart des entreprises la taille des comptes de messagerie est limitée. Face au prix de plus en plus bas du téraoctet, on me demande souvent quel est l’intérêt de limiter la taille des comptes de messagerie. Il y a au moins deux raisons.
Tout d’abord, ne perdez pas de vue que pour un méga de vos données, votre service informatique créé plusieurs mégas identiques. Il s’agit des 
sauvegardes qui ne sont qu’une duplication, en plusieurs exemplaires de vos données. Tout cela implique des gigaoctet de stockage, mais aussi des logiciels de sauvegarde et des hommes pour faire fonctionner tout le système. Et tout cela coûte cher…
L’autre raison est que, plus l’on a de place, plus on garde de données. Et lorsque l’on recherche, plus il est difficile de trouver la bonne information noyée qu’elle est parmi des informations inutiles et redondantes.
Il faut donc savoir faire un ménage efficace. Voici comment faire
Nettoyer au bon endroit
Avant d’attaquer le « nettoyage » de votre compte de messagerie, il convient de savoir où il sera le plus utile de faire le ménage. En effet, limiter votre intervention à votre boîte de réception risque de ne pas suffire. Dans Outlook, il existe de nombreux « endroits » où vos données peuvent venir se nicher : éléments supprimés, vos dossiers, calendrier (surtout si vous suivez les conseils que je vous donne dans ce blog), etc.
Pour savoir où sont utilisés les mégaoctets de votre compte, commencez par faire un « clic-droit » sur l’en-tête de votre compte de messagerie. Dans le menu contextuel qui s’ouvre, choisissez « Propriétés » puis dans la fenêtre, cliquez sur « Taille du dossier ». Dans la nouvelle fenêtre vous trouverez, dossier par dossier, le poids des mails qui y sont stockés.
Vous savez à présent dans quels dossiers faire le ménage.
Nettoyer le calendrier
Nettoyer les dossiers de mail ou de tâches ne pose pas de problème particulier. Pour le calendrier, c’est en tout petit peu plus compliqué car l’affichage ne se prête bien à cette opération. Pour être efficace, il faut afficher votre calendrier en liste. Pour cela, allez dans le calendrier, cliquez sur l’onglet « Affichage ». Dans le ruban, cliquez sur le bouton « changer l’affichage » et sélectionnez l’icône « liste ». Votre agenda s’affiche désormais sous la forme d’une liste de rendez-vous. Vous pouvez, dans cet affichage, supprimer ou archiver des rendez-vous « par paquet ».
