Alors qu’elle prend de plus en plus de place, que le nombre de mails continue de croître, on peut s’interroger sur la pertinence de l’outil. Alors 
permettez-moi de vous proposer une réponse.
Chez plusieurs de mes clients, les équipes informatiques se sont intéressé à l’origine des mails présents sur leurs serveurs de messagerie. Ce travail a abouti à une conclusion des plus intéressantes : 80 % du trafic de mails est interne (pour les entreprises comptant au moins 50 compte de messagerie). Sans donner à cette information une valeur statistique, l’échantillon est trop réduit, nous pouvons en tirer une bonne nouvelle : il est possible d’agir ! Il est possible de réguler, de limiter, voire de réduire le nombre de mails en circulation.
En effet, s’il est difficile d’avoir une influence sur ce qui vient de l’extérieur, il est possible d’agir sur les comportements en interne. Or, si ceux-ci représentent 80 % du volume, nous disposons d’une réelle capacité d’action, il est possible de changer les choses. Pour agir deux leviers sont à actionner.
Des règles d’utilisation
Que cela s’appelle charte d’utilisation ou règles de vie, une réflexion sur la manière d’utiliser la messagerie doit être menée. J’ai déjà cité cette phrase extraite de la thèse de sociologie de Thierry Venin : « Avec les TIC, il paraît utile de prétendre que le travailleur tertiaire et son organisation professionnelle n’ont pas quitté la période infantile ». Une réflexion sur un usage pertinent, efficace et adulte qui aboutira sur des règles d’utilisation et des comportements à adopter face à l’e-mail sera un premier pas.
Car, lorsqu’on y réfléchit, la messagerie électronique s’est tout de même introduite dans nos quotidiens professionnels de manière subreptice, sans réelle réflexion. Alors que lorsqu’il s’agit d’investir dans un nouvel outil de production, une nouvelle technologie un temps, parfois très long, de réflexion est pris, le courriel s’est imposé sans que l’on y pense réellement. Je crois qu’il est temps de mener cette réflexion.
Une action de formation
Le deuxième pas est une action de formation qui s’intéresserait à la fois à l’aspect comportemental face aux mails, mais aussi aux aspects techniques et à la maîtrise pratique de l’outil.
Les aspects comportementaux présentés dans une charte d’utilisation devront être expliqués pour être appliqués, compris pour être adoptés. Mais en même temps, une maîtrise technique de l’outil utilisé et des possibilités sera indispensable. Trop de fonctionnalités sont méconnues, trop d’astuces pratiques sont ignorées alors même qu’elles ont un impact important sur la maîtrise de la messagerie et, donc, sur l’efficacité professionnelle.
De la même manière que le mail s’est imposé sans que l’on réfléchisse réellement à son usage, il est probablement l’outil informatique le plus fréquemment utilisé dans nos organisations, celui auquel, à l’échelle d’une entreprise, le plus de temps est consacré, mais aussi celui auquel aucune formation n’est proposée !
Bien sûr, je prêche pour ma paroisse. Mon métier et mon expertise me permettent de proposer ce type d’actions et je rêve de les multiplier. Mais imaginez un instant qu’une action de formation permette à chaque salarié utilisant la messagerie électronique de gagner un quart d’heure par jour ! Eh bien, ce quart d’heure quotidien, c’est l’estimation de temps gagné par des participants à une action « E-mails : Solutions ». Dès la première semaine, il s’agit d’un gain de temps de plus d’une heure par personne… Cela vaut peut-être le coup de s’y intéresser non ?
Maîtrisé et bien utilisé, le courriel est un outil qui continuera à rendre de bons services et que nous n’aurons pas besoin d’interdire.
Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation :
