Gérer les bavards

Parmi les personnages qui  rendent les réunions difficiles, le bavard fait partie de ceux qu’il est le plus difficile à gérer. Intervenant à tout bout de champs, ayant un avis à donner sur tout, coupant la parole sans vergogne, il croit contribuer efficacement à l’avancement d’une réunion alors qu’il en est un frein particulièrement encombrant. Pourtant il existe des outils qui permettent, de réduire, de limiter, voire d’éliminer les nuisances que des bavards génèrent dans nos réunions.

Se servir du démarrage de la réunion

La façon dont vous démarrerez la réunion sera primordiale. Ce sont les premiers instants qui donneront le ton. Si je souhaite que la réunion soit cadrée et rigoureuse, je démarrerai en donnant un cadre clair et fort. Si, au contraire, je souhaite que le réunion soit plus créative, plus vivante, je démarrerai en indiquant un cadre plus souple, moins contraignant. En clair, la façon dont vous aller démarrer la réunion doit être dictée par vos objectifs d’animation.

Les présentations sont un moment important du démarrage d’une réunion. Quand le groupe se rencontre pour la première fois ou qu’un nouveau participant l’intègre, les présentations permettent aussi de « donner le la » à la réunion. En clair, si je veux que la réunion soit cadrée, rigoureuse, je donnerai aux participants un cadre fort lors des présentations en indiquant, voire en affichant les informations que je souhaite qu’ils transmettent. Au contraire, si je souhaite que le groupe ait une attitude plus détendue, soit plus participatif, je demanderai des présentations plus « lâches » et j’utiliserai des techniques de présentation plus créatives comme le portrait chinois (les participants se présentent comme s’ils étaient un animal, un personnage célèbre, etc.).

Fixer des limites aux interventions

Une première astuce que je pratique est de fixer une règle limitant la durée des interventions pendant la réunion. Cette consigne est fixée et approuvée par les participants en début de réunions. Je la justifie par le fait que l’ordre du jour est particulièrement chargé et qu’il est indispensable que le temps de parole puisse être équitablement réparti. Pratiquée par des parlements dans de nombreux pays démocratiques, cette solution donne à l’animateur un instrument efficace pour permettre d’interrompre un intervenant trop long. Évidemment, quand j’utilise cette solution, je ne chronomètre pas les interventions des uns et autres. Simplement, quand une intervention me paraît longue, j’invite celui qui parle à conclure en lui signifiant que le temps alloué à son intervention est terminé.

Utiliser des techniques d’animation adaptées

Certaine techniques d’animation sont particulièrement adaptées pour canaliser les bavards. Les tours de tables permettent de donner la parole de manière très équitable.  La technique des post-it, ou les méta-plan sont aussi des solutions qui empèchent les bavards de s’emparer de la parole. Là encore, comme je vous l’indiquais dans un article précédent, donnez-vous le choix, autorisez-vous à changer de stratégie pour obtenir des résultats qui correspondent mieux à ce que vous souhaitez.

Orienter les questions nominativement.

Pour éviter qu’un bavard prenne la parole alors que je souhaite l’éviter, j’évite de poser des questions à la cantonade, mais je pose ses questions directement à l’un des participants. Ainsi, j’oriente le débat vers ceux qui n’ont pas l’habitude de monopoliser la parole.

L’interrompre en reformulant

Enfin, presque en dernier recours, il peut devenir nécessaire d’interrompre le bavard. Si cela est nécessaire faîtes-le avec tact. La technique du « si je comprends bien tu nous dit que…. » et enchainez. Vous pouvez alors garder la parole quelques instants ou la renvoyer au groupe. S’il le faut, je n’hésite pas à accompagner mes propos d’un geste de la main, qui, un peu comme un agent de police qui règle la circulation, indique au bavard que j’ai passé la parole à quelqu’un d’autre.