Dans de nombreuses entreprises les réunions ont des durées qui sont difficiles à prévoir. Bien sûr, lorsque l’invitation passe par le biais des agendas partagés, l’organisateur est obligé d’indiquer en plus de l’heure du début de la réunion une heure de fin. Mais, force est de constater que dans bien des cas, cette heure de fin n’est pas fiable. Trop souvent elle est allègrement dépassée mettant les participants dans l’impossibilité d’organiser leur journée de manière efficace. Pourtant il est possible de faire des réunions qui respectent les horaires indiqués ! Comment ? Il y quelques règles simples à respecter.
Des objectifs clairs
J’ai déjà eu l’occasion de l’exprimer ici, mais le fait de fixer des objectifs clairs à une réunion est le premier pas vers des réunions productives, mais aussi vers le respect des horaires. En effet, quand une réunion « tourne en rond », qu’elle n’est plus qu’une suite d’interventions peu constructives c’est souvent parce que l’animateur a oublié ses objectifs, si tant est qu’ils aient été fixés. Comment conclure sur un sujet de réunion si l’on ne sait pas où l’on voulait aboutir ?
Un timing de la réunion
Mais, bien sûr, se fixer des objectifs n’est pas suffisant. Pour respecter la durée impartie à une réunion il est aussi important de se donner un timing, une trame horaire, qui indiquera le temps alloué à chaque point de l’ordre du jour.
Il ne s’agit pas ici de devenir un « intégriste » du timing et de dénoncer tout dépassement sur le temps alloué à un point de l’ordre du jour. Il s’agit plutôt d’établir un « budget temps » qui permettra, tout au long de la réunion de savoir où l’on en est et donnera la possibilité de s’adapter. En effet, à quel moment saurai-je que ma réunion prend du retard si je n’ai pas réfléchi, en amont, à la durée nécessaire à chaque point de l’ordre du jour ? Comment gérer le temps d’une réunion si je n’ai aucun élément qui m’indique que la durée pourra être respectée ou non ?
Cette façon d’allouer, de manière prévisionnelle, une durée à chaque point de l’ordre du jour est un moyen qui permet de s’adapter tout au long de la réunion et de se donner les meilleures chances de respecter la durée annoncée.
Réagir face aux dépassements
En cours de réunion quelles sont les solutions qui permettent de s’adapter lorsque des dépassements se produisent ?
La première solution est de valider, avec l’accord des participants, un rallongement de la durée. C’est donc une renégociation du « contrat temps » qui a été passé avec les participants. C’est la solution de facilité puisqu’elle dispense, au final, de respecter le timing.
Une autre solution consiste à réduire la durée allouée à d’autres points de l’ordre du jour. Le risque est traiter certains point trop vite et de frustrer les participants qui pourraient avoir vu dans ces points des parties essentielles de la réunion.
Enfin, il est possible de reporter à une autre réunion certains points. Cela peut aussi générer une frustration et mais cela donnera le temps de traiter les thèmes en question de manière satisfaisante lors d’une réunion à venir. Si vous craignez d’avoir à faire face à cette situation, cela implique que les points qui vous paraissent essentiels, prioritaires, de votre ordre du jour soient placés en début de réunion de manière à ce leur report soit peu probable.
Mais le mieux est, vous vous en doutez, de respecter le timing prévu et donc les horaires de la réunion.