Les gains de la gestion efficace des interruptions

J’insiste très régulièrement, dans les pages de ce blog, sur la nécessité de gérer efficacement ses interruptions. Cet aspect des stratégies de gestion du temps et d’efficacité personnelle, est, à mon sens, extrêmement important.

Une productivité saine

Tout d’abord, gérer efficacement ses interruptions conduit à une nouvelle source de productivité. Mais, alors que lorsque l’on cherche de gains de productivité on a tendance à augmenter le rythme, la pression et le stress, cette fois, il s’agit en fait de gagner en efficacité sans augmenter rythme, pression ou stress. C’est même le contraire qu’il s’agit de faire puisque le principe de base est de dire à ses interlocuteurs « laissez-moi terminer ce que je suis en train de faire, revenez me voir plus tard. »

Ainsi, plutôt que d’accepter une pression supplémentaire, la gestion efficace des interruptions permet au contraire de rejeter cette pression, de la reporter, de la repousser.

Des interruptions plus justifiées

Ce comportement pas avoir plusieurs aspects positifs. Le premier réside tout simplement dans le fait que, dans bien des cas, celui ou celle qui était venu vous interrompre, plutôt que d’attendre la réponse que vous refusé de lui donner immédiatement, va chercher, de son côté, sans vous, les informations dont il a besoin. Bien sûr, cela ne sera pas toujours le cas. Parfois, l’interruption ne sera que reportée. Mais, si ce n’était le cas qu’une fois sur trois, c’est déjà énorme. En effet, si comme le montrent certaines études, les interruptions représentent jusqu’à 20 % de notre temps, ce sont bel et bien deux heures chaque semaine que vous pouvez économiser. Le jeu en vaut décidément la chandelle !

Autonomiser son entourage professionnel

Le deuxième aspect positif de la gestion efficace des interruptions viendra quelque temps plus tard. En maintenant ce comportement avec détermination, vous verrez, mécaniquement,  le nombre d’interruptions diminuer. En fait, avant de venir vous déranger, ceux qui le faisaient sans se poser de questions se demanderont si leur interruption est légitime. Et, vous le verrez, dans bien des cas, plutôt que de vous déranger, ils commenceront par rechercher l’information dont ils ont besoin de tout seul.

Finalement, vous leur rendez service : vous les autonomisez. Ils seront dorénavant capables de se passer de vous pour faire leur travail !

Collègue, pas sauveur

Mais, au-delà de l’aspect simplement logique de cette démarche se pose un autre problème. Dans bien des cas, ceux ou celles qui acceptent les interruptions y trouvent leur compte. D’une certaine manière, ils se sentent les « sauveurs » de leur équipe, de leur service. Tout passe par eux, ils sont capables de répondre à peu près toutes les questions, ils se sentent donc utiles, voire indispensables. Cela est bien évidemment général au détriment de leur propre travail. Et c’est bien là que le bât blesse. Il s’agit donc de continuer à se comporter en collègue, et de cesser d’être le sauveur de toute l’équipe.