Les bureaux dans lesquels je suis amené à intervenir lors de mes formations sont souvent très encombrés. De nombreux documents s’y trouvent, pas toujours classés, pas toujours rangés. De fait, la plupart des gens, lorsqu’ils hésitent, choisissent de conserver un document. On ne sait jamais. Cela pourra peut-être resservir…. Pour vous aider à faire le tri, à prendre la bonne décision, voici une série de questions que vous pouvez vous poser à chaque fois que vous hésitez face à un nouveau document.
Dois-je garder ce document ?
À mes yeux, le simple fait de se poser cette question signifie la suppression dudit document. En effet, il est des documents dont la conservation est évidente, obligatoire, voire règlementaire. Ceux-là ne posent pas de dilemme. La seule question qui peut éventuellement se poser est « Où vais-je conserver ce document ? ».
Dans les autres cas, je préfère supprimer le document. En fête, il est vraiment rare que le document supprimé me soit encore d’une quelconque utilité. En d’autres termes, dans le doute que je préfère supprimer.
En cas de besoin, y-a-t-il un moyen de retrouver cette information ?
Depuis quelques temps les lieux de stockage de l’information son pléthore. Internet, Intranet, archives, CD Rom, etc. font que la plupart des informations que gèrent les entreprises, même les plus confidentielles, se retrouvent à de multiples endroits, dupliquées, copiées, multipliées. Dans l’immense majorité des cas, on peut donc aisément prendre le risque de supprimer un document. Si jamais je devais en avoir besoin à nouveau, une recherche, généralement brève, me permettra de le retrouver.
Est-ce bien à moi de conserver document ?
Dans la logique d’une organisation collective de l’information, il est très probable qu’une personne de l’équipe à laquelle j’appartiens a été désignée pour « gérer » l’information que j’hésite à supprimer. En cas de besoin, c’est vers elle que je me tournerai pour retrouver cette information.
En tout état de cause, a pas si c’est moi qui ait créé la formation, il est vraisemblable que celui ou celle qui a créé le document en question est conservée l’originale. En cas de nécessité il ne suffit donc de me tourner vers cette personne.
En gardant cette information, est-ce ce que je ne risque pas de générer une confusion ?
Aujourd’hui, les informations peuvent évoluer très vite. Ce qui est valable aujourd’hui peut ne plus l’être dès demain. En conservant un document je prends le risque de le retrouver alors qu’il sera obsolète. En le supprimant, je m’oblige à rechercher la dernière version disponible.
Cette information est-elle encore vivante ?
Les armoires sont pleines de documents devenus inutiles. Supprimez-les. En vous dégageant l’espace vous vous dégagerez l’esprit.
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Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) : |
