Dans bien des bureaux dans lesquels je suis amené à intervenir lors de mes accompagnements individuels, je rencontre une mauvaise habitude que je vous invite à combattre : les piles « A Classer ». Constituées pour s’épargner des déplacements vers les meubles de classement, ces piles n’ont théoriquement qu’une durée de vie limitée. Malheureusement, elles restent en place bien plus longtemps que prévu et présentent des inconvénients certains en terme d’efficacité professionnelle.
D’une part, ranger ses documents et ses dossiers immédiatement après s’en être servi ne prend pas plus de temps que de se constituer cette fameuse pile et de la ranger à intervalles plus moins réguliers. C’est juste moins pénible. En effet, admettons que cette corvée que constitue le classement de dizaines de dossiers qui se sont accumulés durant plusieurs semaines est loin d’être une activité agréable. Là, pour le coup, se lever et ranger les documents régulièrement est bien plus facile à faire.
D’autre part, et c’est à mes yeux leur handicap principal, les piles « à classer » sont une source de stress et de perte de temps.
Pour illustrer mon propos, laissez-moi vous raconter une anecdote. Il y a quelques années j’ai été chargé de travailler avec la petite équipe que constituent un manager et son assistante dans le cadre de mon programme de formation « Tandem Assistante – Manager ». L’un des problèmes rencontrés lors de cettre action de formation était dû au fait que l’assistante, appelons-là Françoise, mettait parfois beaucoup de temps au gré de son manager, appelons-le Serge, pour lui amener les dossiers qu’il lui réclamait.
Quand celui-ci, depuis son bureau, lui demandait un dossier, on voyait Françoise blêmir. Immédiatement elle se tournait vers les armoires de son bureau qui accueillaient pourtant un système de classement des plus performants : étiquettes sur les étagères armoires, dossiers bien identifiés, code couleur par catégorie de dossier, bref de quoi retrouver rapidement toutes les informations demandées par Serge. Au bout de quelques brèves secondes de recherche, la tension de Françoise pouvait monter de plusieurs crans : le dossier n’était pas classé ! Françoise se tournait alors vers le rebord de sa fenêtre sur lequel se trouvaient trois piles hautes d’une hauteur de près de 50 centimètres et qui étaient des « piles à classer ». Elle fouillait alors d’autant plus frénétiquement dans ces tas de dossiers que dans son bureau Serge perdait patience et réclamait son dossier avec une véhémence croissante. Au bout de quelques minutes de recherche infructueuse, Françoise entrait le plus discrètement possible dans le bureau de Serge et fouillait dans les piles qu’il conservait sur son poste de travail. Dans bien des cas elle y trouvait le dossier souhaité.
Après notre travail en commun, les piles « à classer » ont disparues du bureau de Françoise. Lorsque Serge réclame un dossier, elle se lève, cherche dans son classement. Si le dossier est à sa place elle l’apporte dans la minute à Serge. Si le dossier n’est pas à sa place elle répond simplement que le dossier est sur son bureau. Évidemment, comme tout manager Serge lui envoie un « Vous êtes sûre ? » qui amène Françoise à fouiller dans le bureau de son chef pour y trouver le dossier demandé.
Pour Françoise, le gain de temps et de stress est évident.
|
Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant les formations : |
