L’un des principaux problèmes d’organisation actuel est lié à l’accumulation d’informations entrantes. Quel que soit l’outil par lesquels ces flux nous parviennent (mail, chat, téléphone,…), ils s’accumulent de manière incessante, continue. Ils s’accumulent dans la boite de réception, sur des to do list voire sur des post it. A cause de cela, on se retrouve face à des masses d’informations et de tâches empilées les unes sur les autres.
Un certain nombre sont utiles ;
Un nombre certain sont inutiles ;
Une partie demande d’agir ;
Une partie est à conserver ;
Une partie est à supprimer ;
Une partie est à transmettre ;
Etc.
La conséquence de cette accumulation est l’apparition d’une espèce de nuage mental de choses à faire, à lire, à traiter, à classer, à supprimer, à transférer, à ne pas oublier… C’est une nuée de choses qui occupent notre esprit, auxquelles il faut penser, qu’il faut faire, qu’il ne faut surtout pas oublier… Tout est noyé dans un flou informel, sur des supports différents, avec des importances différentes, avec des échéances différentes.
On sait qu’il y a des choses à faire. Beaucoup. Peut-être même plus encore. Mais on ne sait plus quelle tâche doit être faite ni pour quand. On n’est plus certain de tout ce qui doit être fait aujourd’hui ou de ce qui peut attendre un peu.
On sait qu’il y a des informations à conserver. D’autres à lire. D’autres à supprimer. Mais on ne sait plus où elles sont, où les ranger, comment les retrouver si on en a besoin.
Tout cela est générateur d’erreurs, donc d’inquiétudes, voire d’angoisses.
Tour cela nous préoccupe lorsqu’on est au travail, lorsque l’on déjeune avec un collègue, lorsque l’on rentre chez soi, parfois lorsque l’on dort,…
Face à cela il n’y a qu’une solution : gérer ces flux avec méthode, avec efficacité et avec rapidité. Un objectif est à atteindre plusieurs fois par jour : vider les « lieux » d’accumulation pour en reprendre le contrôle. C’est cela qui permet de retrouver la sensation de reprise de contrôle qui amène à la tranquillité d’esprit, à la sérénité.
Est-ce possible ?
Oui ! Sans conteste. Avec certitude. Il suffit d’être méthodique, d’être logique et de se poser les bonnes questions. C’est très certainement l’une des clés d’une bonne formation à la gestion du temps. Cette méthode, cette manière presque automatique de traiter ces flux est le meilleur moyen d’être rapide, efficace et de ne rien oublier.
