Le choix du moment fait partie des décisions qui ont un impact sur la productivité de ces moments de travail collectif que sont les réunions. Même si vous n’avez pas toujours le choix, tenir compte des éléments qui suivent pourra vous aider à gagner en productivité dans vos réunions.
Début d’après-midi : le plus mauvais moment
Le plus mauvais moment pour une réunion est le début d’après-midi, juste après le déjeuner. Tous les formateurs le savent, c’est un moment particulièrement propice à… la somnolence. Garder groupe attentif est particulièrement difficile surtout si le déjeuner a été copieux. Donc, si vous devez animer une réunion juste après le déjeuner, veillez, d’une part, à manger raisonnablement. D’autre part, privilégiez une technique d’animation active, participative, qui interdira la douce torpeur qui peut suivre un bon repas. Si vous n’avez pas le choix, et que vous deviez prendre le risque de faire un exposé, il faudra que celui –ci soit particulièrement dynamique, vivant.
Bref, si vous pouvez, reportez votre réunion !
Le début de matinée
Le début de la matinée est un bon moment en général pour une réunion. Les participants sont frais et reposés. De plus, s’ils n’ont pas encore pris le temps d’ouvrir leur messagerie avant de venir en réunion, ils ne sont pas encore pollués par les soucis professionnels quotidiens. Le principal inconvénient de ce moment de la journée est que certains participants pourraient arriver en retard parce qu’ils auront oublié que leur journée devait commencer par votre réunion.
La deuxième partie matinée
La deuxième partie de matinée ne présente pas cet inconvénient. C’est donc aussi un moment propice à une réunion. De plus, si votre réunion est prévue pour se terminer à l’heure du déjeuner c’est un excellent butoir pour terminer à l’heure… à condition que vous respectiez l’organisation et l’appétit des autres. Ce moment de la journée présente néanmoins un inconvénient : la concentration et l’attention peuvent être handicapées par l’éloignement du dernier repas et la faim qui pourra commencer à tirailler certains estomacs.
La deuxième partie de l’après-midi
Enfin, la deuxième partie de l’après-midi est un assez bon moment pour programmer une réunion. La digestion est terminée et la fatigue liée à une journée de travail reste raisonnable. Veillez néanmoins à vous assurer que tous les participants seront disponibles et que les contraintes privées ne viendront pas perturber votre réunion. N’oubliez pas de rassurer les participants quant à l’heure de fin de la réunion. Si vous leur garantissez que vous finirez à l’heure prévue et que leurs rendez-vous personnels ou la récupération des enfants n’ont pas besoin d’être réorganisés, ils seront beaucoup plus disponibles à ce qui se passera pendant votre réunion. D’ailleurs, c’est aussi une partie du respect que vous devez aux gens à qui vous demandez de leur temps.
Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation :
