Pour la plupart des gens, commencer sa journée de travail consiste à ouvrir les mails reçus depuis la veille. Cela rassure. Cela donne le sentiment de pouvoir gérer d’éventuelles urgences. Comme cela permet d’agir immédiatement dans certains cas, cela donne un sentiment d’efficacité dès le démarrage de la journée. Mais dans les faits c’est une mauvaise habitude et ce pour plusieurs raisons.

L’illusion de l’efficacité

Tout d’abord ce sentiment d’efficacité n’est qu’une illusion. Bien sûr, agir, faire quelque chose procure l’impression d’efficacité. Mais en réalité cette habitude est surtout le symptôme de ce que nous cherchons avant tout à aller vers la facilité, vers ce qui nous est le plus agréable point c’est ce que l’on appelle en gestion du temps la loi de Laborit.

Éloignement des priorités

La réalité est que le fait de commencer sa journée en traitant ses mails nous éloigne de nos priorités. Cela nous amène à faire passer pour des priorités des actions qui n’en sont pas. Les tâches vraiment importantes celles que nous avions pourtant identifiées comme des priorités passent ainsi au second plan.

D’abord, l’agenda

C’est pourquoi avant même de lire ses mails, il est bien plus efficace, bien plus utile de consulter en priorité son agenda. Si, comme je le conseille, vous avez construit un plan de journée, cela vous permet de prendre du recul sur votre organisation, de bien identifier les priorités du jour et de vous remettre en tête les tâches et actions qui doivent être accomplies avant la fin de cette journée qui commence à peine.

C’est un peu comme ce que font certains sportifs avant de s’élancer : ils visualisent mentalement les enchaînements de mouvements et de gestes qu’ils vont devoir accomplir. Cela leur permet d’être plus efficaces, plus performants. Faites de même et prenez quelques instants pour visualiser l’enchaînement des tâches et des actions de votre journée. Commencer par cette brève prise de recul vous permettra, vous aussi, d’être plus efficace et plus performant.

Cette approche est explorée dans la formation « Gérer son Temps et ses Priorités » proposée par Tempeo.