Présenter des chiffres et des données est un incontournable des exposés professionnels. Qu’il s’agisse de résultats, de prévisions, d’études etc., il paraît difficile, voire impossible de présenter un projet, de faire un bilan sans données chiffrées. Ces informations constituent la base, l’ossature d’une présentation. Pourtant, leur utilisation dans un diaporama est souvent peu efficace, peu convaincante. Alors, comment faire ? Cet article et d’autres avenir aux pour plus de vous donner quelques clés.
Ne pas tout donner
Le premier travers à éviter et de tenter d’être exhaustif dans votre diaporama. Powerpoint n’est pas le bon outil pour cela ! Votre diaporama est là pour
soutenir, renforcer, mettre en valeur votre message. Il ne peut pas constituer l’intégralité de ce message. Vous ne pouvez donc pas espérer y mettre toutes ces données.
Bien sûr, votre auditoire est en droit d’avoir toutes vos données, toutes vos informations. C’est même une question d’honnêteté, parfois d’intégrité. Et c’est pour cela qu’existent les rapports écrits. Mais, pour cette exhaustivité c’est un document écrit qu’il faut faire et diffuser. Pas un diaporama !
Votre diaporama ne doit comporter que les données remarquables, celles qui vous paraissent importantes. Cela vous permettra d’éviter deux travers.
Le détournement d’attention
Le premier travers sera de construire un diaporama trop lourd, trop chargé, illisible, qui monopolisera l’attention à votre détriment. N’oubliez pas que dès que vous proposez une information à votre auditoire, celui –ci la lit quoique vous disiez à ce moment-là. Par exemple, si vous présentez à des commerciaux un tableau comprenant leurs résultats individuels, ils liront en priorité leurs résultats personnels. Ne tentez pas de faire de commentaires : ils ne vous écouteront pas.
La lecture dirigée
Le deuxième risque que vous éviterez en allégeant votre diaporama est-ce que j’appelle la « lecture dirigée ». Comme toutes les informations sont à l’écran il est difficile de résister à la tentation de tout lire, le regard tourné vers le diaporama. C’est un peu comme à l’école, lorsque toute une classe lit, au même rythme, un texte lu par un seul élève. Rappelez-vous que votre auditoire n’a pas besoin de vous pour cela. Il sait lire ! Si vous n’êtes là que pour lire ce qui est affiché, quel est votre valeur ajoutée ? A quoi servez-vous ? Qu’apportez-vous que votre diaporama n’apporte pas ?
Il est vrai que, comme votre regard est fixé sur ce qui est affiché derrière vous, vous avez l’avantage de ne pas voir que votre public s’ennuie !
Pas de feedback
Car, et c’est la difficulté quasiment impossible à éviter : lorsque vous lisez votre écran, vous perdez de vue votre auditoire. Vous vous coupez de l’essentiel du feedback que celui –ci vous envoie. Vous ne pouvez plus savoir s’il a compris, s’il est d’accord, s’il a des questions etc.
Allégez, allégez, allégez !
Pour présenter efficacement des chiffres, des données, il est donc une règle simple, un axiome que vous devez respecter systématiquement, un principe incontournable : Allégez, Allégez, Allégez ! Plus vous affichez de chiffres en même temps, plus votre message sera flou, trouble, brouillé.
Vous aborderez ce thème et bien d’autres en suivant la formation :
Prise de Parole en Public avec PowerPoint
