La chose la plus prévisible lorsque nous nous levons chaque matin… c’est que de l’imprévu va se produire dans la journée, c’est que des évènements
que nous n’avions pas anticipés vont se produire, que des tâches que nous ne nous connaissions devront être accomplies. Cette idée que la plupart des participants à mes formation ont entendue est d’une grande banalité. Pourtant, ce constat, presque ridicule, presque affligeant est porteur d’une conséquence essentielle lorsque je cherche à m’organiser.
En effet, aussi ridicule que ce soit ce constat, il porte une conséquence essentielle : je ne peux pas programmer 100 % de mon temps. Ne pas tenir compte de ce constat c’est condamner tous vos efforts d’organisation à l’échec. Si nous savons que nos journées vont être bousculées, perturbées, désorganisées par toute une série de tâches que nous ne connaissons pas au moment où nous construisons notre plan de journée, il est absolument essentiel d’en tenir compte. C’est comme si, pour un trajet de 10 heures en voiture vous ne teniez pas compte de la nécessité de faire des pauses, de faire le plein et de vous arrêter pour déjeuner. Vous arriverez plus tard que prévu ! Or, nous savons que nos journées vont être interrompues, dérangées, c’est inévitable, incontournable ! Nous le savons ! Il est donc idiot de construire nos plans de journée en n’en tenant pas compte !
Le « I »
Comment ? C’est très simple : il suffit de ne pas programmer 100 % de notre temps et de se ménager des marges de manœuvre, des zones tampons dans notre agenda. Elles permettront d’encaisser les à-coups qui vont se produire dans notre journée, d’amortir les perturbations qui vont apparaître. Pour ma part, j’ai depuis longtemps choisi de matérialiser ces rendez-vous un peu particulier en leur donnant pour objet un simple « I ».
Bloquer ces moments est important : si vous ne le faîte pas, votre entourage professionnel risque de s’y glisser dans les interstices de votre agenda et de vous supprimer ces marges de manœuvres.
Une gestion des interruptions mieux acceptée
Programmer l’imprévu présente aussi l’avantage de vous permettre de gérer les interruptions avec précisions. Lorsqu’un collègue viendra vous déranger, vous pourrez lui annoncer immédiatement à quel moment vous serez disponible. A la phrase « Laisse-moi terminer ce que je suis en train de faire » vous pourrez ajouter « je serai disponible pour toi à telle heure ». Votre stratégie de gestion des interruptions sera d’autant mieux acceptée que vous proposerez, en contrepartie de votre refus initial, un moment de disponibilité.
L’imprévu se produira que vous le vouliez ou non
Car, ne l’oubliez pas : ce n’est pas parce que je mets de l’imprévu dans mon agenda que l’imprévu se produit ! c’est parce qu’il se produit que je lui laisse de la place dans mon organisation quotidienne. Si le simple fait de ne pas mettre dans vos agendas suffisait à chasser les interruptions, je vous dirais de ne surtout pas en mettre.
Une gestion du temps facilitée
Enfin, ne perdez pas de vue, que, même s’il est difficile d’évaluer précisément et au quotidien le temps que l’imprévu va manger sur votre travail, en inscrivant du temps à y consacrer sur vos plans de journée vous limiterez les dégâts. Si l’imprévu représente trois heures sur une journée et que vous n’avez rien prévu, il vous faudra trouver trois heures. Si vous avez « budgété » deux heures, ce n’est qu’une heure qu’il vous faudra trouver. La gestion de votre temps en sera grandement facilitée.
