Tous victimes, mais tous bourreaux

80 % de mails internes

Lorsque j’interviens auprès d’une entreprise cliente pour ma formation « E-Mails : Solutions » qui vise à « réguler » l’usage de la messagerie électronique, je suis amené à demander un certain nombre d’informations et de données à mes clients. Parmi celles que je suis amené à utiliser il en est une particulièrement intéressante : dans les organisations dans lesquelles ce chiffre est connu, on constate que 80 % des mails en circulation dans l’entreprise sont strictement internes. Ce que je veux dire, c’est 80 % des messages partent de l’intérieur de l’entreprise pour rester dans l’entreprise. Seuls 20 % des messages vont vers l’extérieur ou viennent de l’extérieur.

 Ce constat a au moins un aspect positif : il est tout à fait possible, en interne, d’agir pour contrôler et gérer le nombre de messages en circulation. La saturation des boîtes de réception n’est pas inéluctable ! On peut agir !

Une contradiction dans les chiffres

Au cours de cette même formation « E-Mails : Solutions », je demande aux participants de m’indiquer combien de mails ils reçoivent en moyenne chaque jour et combien ils en envoient. A de très rares exception près, l’immense majorité des participants me répondent recevoir deux à cinq fois plus de mails qu’ils n’en reçoivent. En d’autres termes, quelqu’un qui reçoit 50 courriels par jour estime en envoyer entre 10 et 25.

Or, on le comprend bien vite, ce chiffre est en contradiction avec les statistiques fournies par les services informatiques : à moins qu’il n’existe des « spammeurs » dans ces organisations, si 80 % du trafic est strictement interne, la moyenne des mails reçus doit se situer entre 80 % et 120 % des mails envoyés et non, deux à cinq fois plus.

Pourtant, je me garderais bien de remettre en question la bonne foi des participants à mes formations. Je les crois vraiment sincères.

Éléments envoyés ≠ éléments rédigés

Alors ? Où est le problème ? Très vraisemblablement dans une confusion générée par les intitulés de nos logiciels de messagerie eux-mêmes : le dossier « éléments envoyés ». En effet, si, comme la plupart des participants à mes formations, vous répondez à la question posée en comptant les nombre de mails supplémentaires présents à la fin de chaque journée dans le dossier « éléments envoyés » et que vous le comparez au nombre de mails reçus durant la même journée, vous trouverez probablement un rapport proche de celui que m’indiques les participants à mes formations. Mais, ce faisant, vous ne comptabilisez que les « éléments rédigés ». En effet, lorsque vous rédigez un courriel mails que vous l’adressez à cinq personnes, ce sont bien cinq mails que vous mettez en circulation, cinq personnes qui seront amenées à lire votre message.

De fait, si la plupart des gens se plaignent, souvent à juste titre, de recevoir un trop grand nombre de mails, peu sont conscients du nombre de messages qu’ils envoient réellement. La plupart se sentent victimes du trop grand nombre de messages reçus, mais peu sont conscients d’être eux-mêmes les « bourreaux » qui émettent une partie de ces mails qui saturent les boîtes de réceptions de leurs collègues.

Faisons ensemble cette prise de conscience et réduisons le stress que l’ouverture de nos boîtes de réceptions génère trop souvent.