A pour action – Cc pour info

Parmi tous les messages que nous recevons, certains sont plus importants que d’autres. L’objet et l’expéditeur nous donnent des informations utiles quant à la priorité à accorder aux messages. Mais il est un principe qui pourrait, s’il était respecté, nous aider : A = pour action ; Cc pour info.

En clair, si vous souhaitez qu’un ou plusieurs de vos destinataires agissent, mettez leur adresse dans la zone A. Si vous souhaitez simplement qu’ils soient informés sans qu’une action ne leur soit demandée, saisissez leur adresse dans la zone Cc. Ainsi, le traitement du message sera facilité : si je suis en « A » j’ai quelque chose à faire et il faudra ouvrir le mail rapidement, au moins pour pouvoir programmer l’action qui m’est demandée. Si mon nom se situe dans la zone Cc, je sais que l’expéditeur n’attend pour l’instant aucune action de ma part.

Évidemment, ça n’est pas parce que je suis situé en Cc que l’information qui m’est envoyée est secondaire et il est tout à fait possible qu’il soit nécessaire de prendre connaissance du message rapidement. Néanmoins, si l’objet est bien rédigé par l’expéditeur, sa simple lecture et le fait de savoir où se situe mon adresse devraient me permettre de prendre la bonne décision.

Automatiser le traitement

En utilisant les règles, il est possible d’automatiser le traitement de vos mails. Il suffit de créer une règle qui classe automatiquement le mail reçu, dès lors que votre adresse se trouve dans la zone Cc. Je rencontre cette façon de faire de temps en temps dans les formations que j’anime, et ceux qui l’appliquent en sont généralement satisfaits. Pour ma part, je n’y suis favorable. En effet, comme je l’ai indiqué plus haut, ce n’est pas parce que rien ne m’ai demandé  que l’information qui m’est transmise est secondaire. Si je ne suis pas attentif, je peux passer momentanément à côté d’une information importante.

Paramétrer l’affichage

Pour ma part, j’aime mieux créer une règle d’affichage qui me permet de changer, dans ma boîte de réception, la couleur du mail dans lequel je suis en Cc. Ainsi, au moment de traiter mes mails, la vue d’un mail « en couleur », m’indique qu’aucune action ne m’est demandée dans ce message, mais je sais de quoi il en retourne et s’il est nécessaire de lire la mail de manière urgente ou non.