Je défends sans cesse la nécessité de reprendre le contrôle de vos boîtes de réception. Les avantages en sont multiples : retrouver de la tranquillité d’esprit, savoir que vos tâches sont sous contrôle, réduire l’impact environnemental de vos messagerie électroniques, etc. Mais, comment faire ce ménage alors que votre boite compte plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de mails ? Comment se lancer efficacement dans cette démarche sans y passer trop de temps ? En fonction du volume des courriels stockés, voici la façon de faire.

Jusqu’à 100 mails

Ce nombre relativement réduit de mails est facile à maîtriser. Il suffit de prendre tous les mails les uns après les autres et de les passer au tamis des cinq questions pour un rendez-vous. Le mieux est d’ailleurs de commencer par les plus anciens : c’est là qu’il y e aura le plus a jeter.

Jusqu’à 400 mails

Face à ce volume de courriels, il va falloir prendre plus de temps. Un rendez-vous avec vous-même s’impose donc pour mener la démarche jusqu’à son terme.

Ensuite, je vous conseille d’utiliser quelques tris pour faire le ménage. Commencez par un tri par icône : cela vous permettra de regrouper comme les demandes ou les annulations de réunions.

Ensuite, un tri par expéditeur peut vous permettra d’éliminer des groupes de mails en nombre important. Enfin, un tri par date vous permettra peut-être de ne conserver que les mails les plus récents.

Au-delà de 400 mails

Au-delà de 400 à 500 messages, faire le tri risque de vous prendre beaucoup trop de temps. Le problème c’est que, dans les centaines, voire les milliers de mails quelques dizaines voire quelques centaines de messages sont importants et doivent absolument être conservés. Hélas, les retrouver demandera beaucoup trop de temps. Je vous conseille donc de créer un dossier de stockage dans lequel vous conserverez tous ces mais surnuméraires. Lorsqu’il faudra en retrouver un vous saurez dans quel dossier chercher. Veillez néanmoins à vous « garder » 300 mails à trier à la main. En effet, c’est le tri de ces messages, l’ennui qu’il provoquera qui vous apprendra à jeter. Car, c’est quand ce nettoyage deviendra vraiment ennuyeux que vous commencerez à jeter plus vite. Car, ce nettoyage ne sert à rien si vous ne changez pas d’attitude vis-à-vis du message électronique. Si vous recommencez à stocker, vous reviendrez très vite à la situation angoissante d’une boîte de réception saturée.