A la grande surprise de certains participants à mes formations, je passe une grande partie, voire la presque totalité du temps que je consacre à leur accompagnement individuel à vider intégralement leur boîte de réception de messagerie. Je voudrais vous expliquer pourquoi, vous éclairer sur les objectifs de cette technique pédagogique.

• En faire un réflexe : Gérer les flux entrants avec efficacité est devenu indispensable pour être performant dans son travail. Or, prendre le temps de vider la boîte de réception permet de pratiquer, de comprendre, d’intégrer et, surtout, de faire de méthode Tempeo un réflexe. Quand ce réflexe est acquis, la gestion des flux d’informations entrants est infiniment plus rapide.
• Un indicateur : quand je revois les apprenants, quelques semaines semaine après l’accompagnement, je dispose d’un indicateur simple pour savoir si les premiers principes de ma formation ont été appliqués : si la boite de réception est sous contrôle tout va bien, si les mails l’ont « ré-envahis » je sais que mon travail de formateur n’a pas été couronné du succès espéré et qu’il faudra y revenir.
• Du chaos nait la confusion, de la confusion naît l’angoisse. Or, avoir dans sa boîte de réception des centaines, des milliers voire des dizaines de milliers de courriels génère une grande confusion. Que l’on utilise les indicateurs de suivis de message (les « petits drapeaux dans Outlook) ou que l’on « re-marque » en « non-lu » les mails restants à traiter n’aide pas. Tout reste confus, on sait seulement que rien n’est sous contrôle et l’on aucune idée du temps nécessaire à l’accomplissement des tâches noyées parmi tous ses messages restant en attente. De cette confusion naissent inquiétude et angoisse puisqu’il est impossible de savoir si l’on a la moindre chance de faire tout ce qui est en attente.
• Visualiser sa charge de travail : la méthode proposée qui intègre les tâches dans les outils idoines (comme l’agenda par exemple) permet de visualiser sa charge de travail. En clair vous une estimation assez précise du temps que vous allez devoir consacrer à l’accomplissement de vos tâches dans les prochains jours.
• Prendre du recul : une fois que l’on connait sa charge de travail, on peut identifier ses priorités, arbitrer entre les trop nombreuses réunions et reporter voire abandonner les tâches secondaires.
• Retrouver de la sérénité : Voir sa boite de réception vide et avoir planifié les actions à entreprendre donne de la sérénité, de la tranquillité d’esprit. Il n’y pas de bombe à retardement (le mail dont on s’est dit il y a quelques jours qu’il ne fallait surtout pas l’oublier et qui, ayant disparu sous le bas de l’écran, nous explose au visage), la planification dans mon agenda m’a permis de faire les bons arbitrages et de m’assurer que le temps nécessaires à l’accomplissement de mes actions prioritaires a été trouvé. Tout cela est gage de sérénité, de calme et de tranquillité d’esprit même si cela m’amène parfois à rester un peu plus tard au travail.

Evidemment, bien gérer son temps et s’organiser efficacement ne se limite pas à vider sa boite de réception. Il faut aussi gérer les interruptions, faire face à l’urgence, travailler ses objectifs aussi bien professionnels que personnels, etc. Mais, croyez-moi, quand vous avez repris le contrôle de votre boîte de réception, quand vous avez géré vos flux d’informations quotidiens et que vous avez planifiés vos actions dans votre agenda, la sérénité gagnée vous permet de mettre le reste en œuvre beaucoup plus facilement.