Pour bien organiser votre poste de travail et canaliser les flux d’information qui vous sont destinés, il est un outil que je suggère d’installer : une corbeille « arrivée ». Comme la boîte aux lettres qui se trouve à votre domicile, cette corbeille doit devenir le lieu unique où toutes les personnes qui ont une information sur papier à vous transmettre déposent cette information. Bien sûr il faudra expliquer l’usage de cet outil aux gens avec qui vous travaillez au quotidien. Mais, une fois mis en place, aucun document qui vous est destiné ne pourra être déposé ailleurs. Le temps des documents déposés sur votre clavier, sur votre chaise, ou des post-it collés sur votre écran est terminé ! Tout votre entourage doit apprendre à déposer ce qu’il vous destine dans cette corbeille.
Le premier avantage est que, lorsque je reviens à mon poste de travail après m’être absenté, je n’ai qu’un seul endroit à vérifier pour prendre connaissance des nouvelles informations papier qui me sont parvenues.
Des informations nouvelles sans me déranger
Deuxième avantage, lorsque je suis à mon bureau, toute personne ayant à me transmettre une information pourra le faire sans me déranger puisqu’il lui suffira de la déposer dans la « Corbeille Quoi de Neuf ? ». Elle n’aura plus besoin de détourner mon attention de mon travail pour me donner ou déposer le document en question.
Évidemment, cet avantage ne sera réel qu’à la condition expresse que je ne me lève pas à chaque fois que quelqu’un dépose quelque chose dans ma corbeille ! C’est à moi de décider du ou des moments de la journée durant lesquels je prendrai connaissance des informations nouvelles déposées à mon attention. Prendre connaissance des documents déposés dans cette corbeille dès leur arrivée c’est un petit peu comme si je restais assis chez moi à côté de ma boîte aux lettres pour me saisir de ce que le facteur y dépose immédiatement. C’est inutile ! S’il y avait quelque chose de vraiment urgent, les autres trouveraient bien un moyen de me le faire savoir.
Le mail ? C’est pareil.
Nous devons bien évidemment adopter le même comportement vis-à-vis de notre autre corbeille courrier, électronique celle-là : la boite de réception de notre messagerie.
En fait, le mail n’est pas l’outil de l’urgence. Le téléphone est bien plus efficace pour cela. Pour être tranquille, il est donc indispensable de désactiver les messages qui m’avertissent de l’arrivée d’un nouveau mail et de ne regarder ma boîte de réception qu’aux moments où j’ai choisi de le faire, c’est-à-dire ceux qui ont trouvé leur place dans mon plan de journée. Mais cela a déjà été évoqué dans ce blog.
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