Utiliser sa boîte de réception comme un gestionnaire de tâches est un travers que je rencontre très souvent en fait, c’est presque par paresse que l’on fonctionne ainsi. On se contente de stocker ces mails en vrac dans la boîte de réception et à chaque fois que l’on se demande ce que l’on va faire quelle est la tâche par laquelle nous allons on va enchaîner, on cherche dans ces mails Jusqu’au moment où l’on trouve ce que l’on va faire à présent. Ce mode de fonctionnement est évidemment quelque chose que je réprouve. Il pose au moins deux problèmes.

Mal organisée

Tout d’abord, notre boîte de réception est mal organisée pour gérer efficacement notre travail. En effet, notre boîte de réception est organisée par date d’arrivée. Et vous le savez, cela n’a pas grand-chose à voir avec l’ordre dans lequel les tâches doivent être traitées. Ainsi, lorsque nous cherchons quel travail va être fait à un moment de notre journée, nous devons fouiller dans notre boîte de réception parmi des dizaines des centaines, voire des milliers de mails. À chaque fois cela nous coûte plusieurs minutes. De surcroît, cette façon de faire ne nous garantir en aucun cas de l’enclencher la bonne tâche. Nous risquons ainsi de passer à côté de nos priorités et de nous disperser sur des tâches de moindre importance.

Flou et insécurité

Par ailleurs, ce mode de fonctionnement est générateur de flou et d’insécurité. Le flou vient de ce que l’affichage dans notre boîte de réception ne nous permet en aucun cas de voir quelle est la réelle charge de travail qui nous attend. Ainsi, nous savons que nous avons beaucoup de tâches devant nous, sans plus de précision.

C’est ce flou qui est générateur d’insécurité. Comme la boîte de réception ne nous permet pas de voir une vision claire du travail qui est devant nous, nous avons en permanence le sentiment que quelque chose peut rester de côté que quelque chose peut être oublié et qu’une priorité peut être mise de côté involontairement.

Le gestionnaire de tâches

Le gestionnaire de tâches est un outil qui est bien plus efficace pour organiser votre travail. En effet, son premier avantage, c’est qu’il est organisé dans le bon ordre, c’est-à-dire par échéance. Les tâches sont ainsi regroupées par dates, ce qui nous permet de savoir ce qui est réellement à faire aujourd’hui, dans les jours suivants ainsi que ce qui est en retard.

De surcroît, le gestionnaire de tâches propose généralement d’affecter à une tâche particulière un rappel. C’est la garantie que l’on n’oubliera pas le coup de téléphone a passé à 10 h 00 à son client ou d’aller vérifier que notre collègue a bien terminé quelque chose à un moment précis.

Ce gestionnaire de tâches est donc un outil que je vous encourage vivement à utiliser au quotidien.

Ce que je vous explique ici est une partie de la formation gérer son temps et ses priorités. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter son programme (https://tempeo.catalogueformpro.com/0/gestion-du-temps/1581992/formation-gerer-son-temps-et-ses-priorites-avec-accompagnements-individuels)  ou à me contacter (https://www.tempeo.fr/contact).