J’ai déjà parlé dans ce blog de l’importance que j’attache à cet outil d’organisation qu’est le plan de journée. Véritable GPS de ma journée, je vous l’ai aussi présenté comme l’outil budgétaire de mon temps.
Un plan de journée se fait par écrit
Tout comme il ne nous viendrait pas à l’idée de nous présenter à notre banquier avec un budget prévisionnel « mémorisé », il est nécessaire de formaliser notre plan de journée. Que cela soit sur papier, où sur un outil informatique, il est indispensable que ce « budget temps » de notre journée soit posé.
Ce travail n’est pas un travail mental, c’est le véritable itinéraire de notre journée, il nous est utile tout au long de l’écoulement de celle-ci.
En effet, l’une des difficultés auxquelles nous nous heurterons sera d’évaluer avec justesse la durée que nous devrons consacrer à une tâche. Même si nous en avons une idée, souvent cette estimation est imprécise et mérite d’être confirmée. De fait, l’expérience prouve que nous avons souvent du mal à évaluer la durée réelle consacrée à une activité.
Chronos et Kairos
Les grecs anciens exprimaient très bien ce problème : ils utilisaient deux mots pour parler du temps. Le premier, « chronos », est bien connu. Il représente le temps linéaire, mesuré, le temps presque mathématique, le temps qui fait que 60 secondes font une minute et que 60 minutes font une heure.
À côté du « chronos » les grecs parlaient aussi du « Kairos ». Ici, il s’agit du temps ressenti, du temps vécu, perçu. C’est le « Kairos » qui fait que lorsque nous consacrons une heure à un travail qui nous ennuie nous avons l’impression qu’il s’est écoulé deux heures ou que lorsque nous passons deux heures dans les bras de celui ou celle que nous aimons nous avons l’impression qu’il ne s’est écoulé qu’une heure.
Un calendrier « réalisé »
Ainsi, pour comparer efficacement votre prévisionnel avec la réalité de vos journée, vous pouvez ouvrir un second agenda. Votre agenda principal, celui que vous partagez avec vos collègues recevra quotidiennement votre plan de journée. Le second, le « réalisé », recevra la réalité de votre journée. Soit vous y créerez les évènements imprévus de votre journée, soit vous y copierez ceux que vous aviez anticipés.
Le plan de journée est le moyen de matérialiser le temps que vous vous donnez pour chacune des actions importantes de votre journée.
Astuce Outlook : pour copier facilement un rendez-vous (dans le même calendrier ou dans un autre) gardez la touche Ctrl enfoncée et déplacez le rendez-vous vers l’endroit de votre choix, lâchez la touche Ctrl puis relâchez la souris.
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