« Il n’y a pas d’interruptions. Il n’y a que des entrées (des inputs) mal gérés » dit David Allen, le « pape » de la gestion du temps. Vous vous en doutez, j’adhère complètement à cette vision des interruptions : elle m’apparaît comme la bonne façon de voir dans un monde qui est devenu un peu fou.

De plus en plus d’échanges

Ainsi, j’ai déjà fait référence à cette étude publiée en janvier 2015 par la Harvard Business Review qui indique que le volume de communications professionnelles a été multipliés par quatre depuis les années 80. Ainsi, ce sont 30.000 communications que nous recevons chaque année !

Cette évolution est directement liée à l’apparition des nouveaux outils de communication : mails et smartphones. Mais, ce ne sont pas les outils qu’il faut condamner. Ce sont les comportements que nous avons adoptés.

Ceci dit, face à un tel volume d’interruptions, « d’entrées » pour reprendre la citation de David Allen, il est évident que les comportements qui permettaient de gérer les interruptions dans les années 80 ne sont plus adaptés et doivent être remis en question : ils sont obsolètes et dépassés.

Sortir du TTS

L’un de ces comportements est celui que j’appelle le TTS ( Tout tout de suite). Il consiste à traiter immédiatement toute demande formulée, que ce soit par un collège, par sa hiérarchie ou un client. Il y a 30 ans on parlait de réactivité, de service client efficace et ce comportement était souhaité et encouragé. D’ailleurs, il l’est toujours aujourd’hui.

Mais le monde a changé. Le volume d’information est devenu trop important pour continuer à de le traiter de la même manière. Ou alors, c’est inévitablement au détriment d’une gestion pertinente des priorités. Pour reprendre une autre phrase, d’Edgar Morin celle-là, « A force de sacrifier l’essentiel à l’urgence on a oublié l’urgence de l’essentiel ».

Car et c’est bien là le problème, le TTS conjugué à la multiplication des « entrées » prend la place des priorités, ce cet « essentiel » dont nous parle Edgar Morin.

Les bons comportements

Quelques comportements aussi sains que simples permettent pourtant de reprendre le contrôle :

• Canaliser les flux d’information et réserver des moments dédiés à leur traitement ;
• Museler les outils, qu’il s’agisse des téléphones ou des outils de messagerie en dehors de ces moments dédiés au traitement des flux entrants ;
• Se rappeler que les choses ne sont que très rarement aussi urgentes que ce que l’on veut bien dire et que, dans l’immense majorité des cas, elles peuvent attendre un peu ;
• S’interroger sur le bon traitement de l’entrée pour ne pas se laisser submerger par l’urgence de l’instant.

Je suis conscient que je vais à contrecourant de ce que beaucoup pensent et souhaitent aujourd’hui, mais je suis certain que c’est le meilleur et le seul moyen de reprendre un peu de contrôle sur notre quotidien.