Alors que l’urgence devrait être l’exception, elle devenue la règle. Aujourd’hui, il n’existe plus une organisation dans laquelle travailler dans l’urgence ne soit pas un problème. Tout est urgent et les urgences du jour chassent les urgences de la veille. Or, si tout est urgent, plus rien n’est vraiment urgent.
L’une des questions les plus fréquemment posées à propos de la gestion de la messagerie tourne autour de quels messages conserver. Tout supprimer est évidemment impossible, tout archiver est inutile et contre-productif. Dans prochaines semaines je vous proposerai plusieurs post qui, je l’espère, vous aideront. Les obligations légales Pour certains messages la question est vite…
L’utilisation que je propose de l’agenda est celle d’un outil de gestion budgétaire de son temps. C’est comme lorsque l’on construit une maison. Pour lancer le projet vous montez un budget prévisionnel qui a pour première utilité de valider la faisabilité financière du projet et de convaincre le banquier. Mais, une fois les travaux lancés,…
J’insiste obstinément sur la nécessité de garder le contrôle de votre boîte de réception, de n’y conserver qu’un nombre minimal de mails. Alors voici une méthode pratique et concrète pour « traiter » vos mails.
Dans un article précédent, je vous ai indiqué que l’agenda était l’outil indispensable à la mise en place d’une organisation efficace. J’aimerais à présent vous faire partager quelques réflexions quant au choix de l’outil agenda lui-même.
Déterminer la liste des participants à une réunion peut paraître facile. Les membres d’une même équipe, d’un service,… en plus, comme les agendas partagés permettent d’inviter en quelques clics toute une liste de participants, tout paraît simple. Malheureusement, la terrible maladie que l’on appelle la « réunionite » fait des ravages. Combien de fois, avons-nous le sentiment
Anticiper la durée des rendez-vous Évidemment, les réunions et les rendez-vous avec les autres sont les éléments qui sont le plus naturellement inscrits dans un agenda. Comme ces moments sont consacrés aux autres et que nous craignons de les oublier, nous prenons la sage précaution de les matérialiser dans notre agenda. Si nous n’avons aucune…
Une perte de temps Selon une étude de septembre 2010 (Étude Sciforma), nous recevons en moyenne un mail toutes les 12 minutes, soient 5 toutes les heures ce qui représente en moyenne et sur une journée de 8 heures 40 mails. 75 % de ces mails sont lus immédiatement, leurs destinataires abandonnant leurs actions en…
Pour garder le contrôle de sa messagerie il faut se donner des limites ! Les boîtes aux lettres explosent ! Elles saturent, débordent, craquent et ne semblent plus pouvoir être contrôlées. Tous les jours de nouveaux mails y entrent sans que les premiers arrivés aient pu être évacués ! Du coup, au trafic déjà intense…
Donner trop à lire est un défaut très répandu chez les utilisateurs de PowerPoint. Trop de lignes, trop de mots présents sur une même diapositive. Voire carrément, un texte intégralement rédigé. Du coup ce texte se retrouve affiché en caractères minuscules, illisibles pour l’assistance. Inutile donc de tenter de l’afficher. Par ailleurs, gardez à l’esprit…