J’ai, à plusieurs reprises, insisté sur la nécessité de mettre en place une organisation efficace de mes fichiers électroniques. Je vous ai aussi indiqué comment cette organisation devait se construire. Ce que je vous propose ici c’est une procédure simple et logique qui vous permet de passer de votre organisation actuelle à l’organisation nouvelle, et cela sans que cela ne vous coûte trop de temps.
Construisez votre arborescence
Dans un premier temps construisez votre arborescence. Comme nous l’avons évoqué, celle-ci devra être légère, simple et claire. Elle doit permettre d’utiliser facilement l’outil de recherche et ne devra donc compte qu’un minimum de niveaux. Essayez de ne pas dépasser trois ou quatre. Cinq niveaux d’arborescence ne devant trouver leur place que de manière très exceptionnelle.
Réfléchissez attentivement à cette organisation, mais n’y passez pas trop de temps : si elle est légère elle sera facile à faire évoluer.
Créez votre nomenclature de « nomination » des fichiers
Soyez attentifs à la structuration de la nomenclature qui vous permettra de nommer vos fichiers. Dans bien des cas, c’est sur cette nomenclature que vous compterez pour retrouve vos informations.
Une fois ce travail de réflexion fait et une fois votre arborescence mise en place, reprenez le cours normal de vos activités.
Organisez-vous au fur et à mesure puis archivez
En fait, à partir de maintenant, vous ne modifierez le classement et le nom de vos fichier qu’au fur et à mesure de leur ouverture. À chaque fois que vous cherchez une information vérifiez dans votre nouvelle arborescence. Si l’information souhaitée ne s’y trouve pas, cherchez là dans l’ancienne, ouvrez le fichier, réenregistrez le dans le bon dossier de votre nouvelle organisation en respectant votre nouvelle nomenclature. Ainsi, vous construirez votre organisation à mesure que vous travaillerez.
Au bout de quelque temps, un an maximum, archivez votre vieille organisation sur un support quelconque. Je doute que vous ne reveniez jamais sur ces antiquités sans intérêt, mais il sera rassurant de vous dire qu’en cas de besoin, vous pourrez remettre le nez dans le fatras que représentait vos anciens documents.
Peu de temps à y consacrer
Cette procédure, présente pour premier avantage de ne pas mobiliser un temps trop important pour vous handicaper dans votre travail quotidien. Bien sûr, elle vous gênera pendant quelques temps quand vous chercherez une information entre les deux organisations qui cohabiteront provisoirement, mais ce sera toujours moins de temps perdu que si vous deviez ouvrir l’un après l’autre tous les fichiers inutiles qui se trouvent dans votre environnement de travail.
Pas d’informations « inutiles »
Le second avantage de cette mise en place progressive est que, puisque vous n’ouvrez que les documents dont vous avez besoin, vous n’êtes pas tenté de conserver une information au « cas où ». Vous allégerez considérablement le nombre de documents que vous gérez, et surtout, votre espace de stockage ne sera pas encombré de tous ces vieux fichiers devenus inutiles. Retrouver vos informations utiles vous coûtera moins de temps.
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Vous retrouverez la thématique abordée ici en suivant la formation (en inter-entreprise ou en intra-entreprise) : |
