La bonne configuration d’Outlook (1) – l’affichage

Outlook est aujourd’hui l’outil messagerie le plus répandu dans les entreprises et sa position se renforce puisque de plus en plus d’entreprises l’adoptent. Si la version 2007 a été boudée, la version 2010 apparaît de plus en plus fréquemment. Voici une série de conseils pour adapter votre outil à vos besoins.

Pousser les murs

Commencez par adapter les différents espaces de votre outil. Le mieux est sans doute de commencer par adapter l’espace alloué à la « liste des dossiers ». Limitez cet espace à la longueur des noms de vos dossiers. Pour ce faire, positionnez le pointeur de votre souris sur la bordure qui sépare la « liste des dossiers » de la liste des courriels, quand le pointeur change de forme cliquez et « tirez » la bordure pour lui donner la largeur qui vous convient. Même si certains dossiers ne s’affichent pas entièrement, ce n’est pas bien grave. Vous devriez en deviner l’intitulé assez facilement en voyant les premières lettres.

Navigateur de dates, Rendez-vous et liste de tâches

S’ils n’apparaissent pas encore, affichez le navigateur de dates, les rendez-vous et la liste des tâches. Il vous de cliquer sur l’ongle « Affichage », de dérouler le menu « Barre des tâches » et de sélectionner les éléments qui vous intéressent. Le navigateur de dates vous permettra de visualiser un calendrier sur un ou plusieurs. La liste des prochains rendez-vous vous permettra de garder un œil en permanence sur vos engagements à venir. C’est un bon moyen de ne rien oublier.

Là encore « poussez » les murs pour de manière à ce qu’Outlook affiche les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez le faire en « largeur » comme pour la liste des dossiers, mais aussi en « hauteur » en allouant plus ou moins de place à chaque espace.

Notez que la répartition des espaces que vous mettez en place dans l’environnement « messagerie » se retrouvera dans les tous les autres environnements d’Outlook. Vérifiez donc que ce qui vous convient dans un environnement ne gêne pas l’affichage dans un autre.

Choisissez les colonnes

Il vous reste à présent à paramétrer l’affichage de l’espace alloué aux mails. Commencez par éliminer les colonnes qui ne vous intéressent pas. Il suffit de la faire glisser l’en-tête de colonne vers le haut de l’écran pour qu’il disparaisse. Pour ma part, je suis partisan de ne garder que quatre colonnes : celle qui vous indique la présence d’une pièce jointe, le nom de l’expéditeur, l’objet et la date de réception. Les autres informations ne présentent pas grand intérêt pour moi et j’ai donc choisi de les faire disparaître.

Si vous souhaitez ajouter une colonne qui n’apparaît pas, cliquez sur l’onglet « Affichage » puis sur « Ajouter des colonnes » et sélectionner la ou les colonnes qui vous intéressent dans le boîte de dialogue.

Volet de lecture ou non ?

Activer le volet de lecture vous permet  d’afficher, sans l’ouvrir, les premières lignes d’un message. Pour ma part j’ai choisis de ne pas activer cette option. D’une part parce que selon le paramétrage, il peut suffire que vous restiez quelques seconde sur un message pour que celui-ci soit marqué comme « Lu » et d’autre part parce qu’il n’est pas toujours facile de résister à la tentation de parcourir un mail lorsque l’on passe dessus alors que l’on en recherche un autre. En tout cas ces éléments se paramètrent par l’onglet « Affichage » en déroulant le menu « Volet de navigation ».

Vous avez à présent réparti l’affichage entre les différents « fonctions » d’Outlook.