Je l’avoue, ce n’est pas sans une pointe de fierté que je montre, lors de mes formations, ma boite de réception vide. De fait, cette vision provoque dans
mon auditoire des exclamation souvent étonnées, parfois aussi envieuses, d’autres fois dubitatives (« je n’y arriverai jamais » « Vous ne recevez que deux mails par jour », etc.). Mais, à part épater les participants à mes formations, à quoi bon m’efforcer de maintenir ma boite de réception vide ? Qu’est-ce que cela peut bien m’apporter ? Je vois quatre bonnes raisons à cela.
Retrouver mes mails
Dans la mesure où un mail n’est plus dans ma boite de réception, c’est qu’il est à l’endroit où je le trouverai quand j’en aurai besoin ! Il sera donc rangé dans le dossier idoine, soit en pièce jointe dans un rendez-vous de mon agenda ou dans une tâche. Le seul autre endroit où il aurait pu passer est le dossier « éléments supprimés ».
Bien sûr, les dernières versions des gestionnaires de messagerie, Outlook aussi bien que Lotus Notes, intègrent des outils de recherche très efficaces. Mais, regrouper les mails par thème ou par projet permet de rassembler des messages dont l’objet varie ce qui est bien pratique : tous les éléments reliés sont au même en endroit.
Tout est sous contrôle
Le deuxième avantage que je vois à avoir une boite de réception vide est que tout est sous contrôle. En effet, le travail en T.T.C. que j’applique fait que, si une action est à entreprendre, elle est dans mon agenda ou dans mon gestionnaire de tâches. Si un mail est simplement porteur d’une information qu’il me paraît utile de conserver, il est classé dans le dossier dans lequel il sera naturel que j’aille le chercher lorsque je voudrai remettre la main dessus.
Ainsi, tout est sous contrôle. Cela ne pas dire que je ne suis pas en retard de temps en temps pour certaines actions : j’ai quelques PMAT en rouge dans mon gestionnaire de tâche et il m’arrive régulièrement de reprogrammer des rendez-vous avec moi-même. Mais, cela est fait délibérément et consciemment sachant que les priorités, elles sont traitées.
Pas de bombe à retardement
Ainsi j’évite aussi de laisser « trainer » des mails sans contrôle. Je parle ici de ces messages qui, progressivement, insidieusement, disparaissent, s’enfoncent dans les sables mouvants de la messagerie électronique, discrètement, silencieusement, pour se rappeler à nous brutalement quelques temps plus tard en nous « explosant » au visage comme un bombe à retardement.
De fait, ces mails n’existent pas chez moi : ils sont traités, suivis et mis sous contrôle.
Sérénité
Enfin, parce que je sais que tout est sous contrôle, parce que je sais que je n’ai pas de bombe à retardement, parce que, en réalisant mon plan de journée quotidiennement, je suis pleinement conscient des priorités de chaque jour, je gagne une grande sérénité face à mon travail. Cette sérénité est ce que me paraît le plus important dans mon organisation. Être efficace et performant, c’est mais être serein en plus, c’est beaucoup mieux.
